Executive Assistant (m/w/d)

Unternehmen : Govradar

Arbeitsbeschreibung - Executive Assistant (m/w/d)

Warum diese Rolle?

GovRadar ist eine cloudbasierte Software zur automatisierten Erstellung öffentlicher Ausschreibungsunterlagen. Mit unserer KI-gestützten Lösung sparen Behörden bis zu 90% Zeit in der Vergabevorbereitung, damit Investitionen schneller in die Umsetzung kommen.

Wir befähigen die öffentliche Verwaltung – für eine zukunftssichere Gesellschaft.

Deine Mission

Als Executive Assistant unterstützt du unseren CEO bei der Organisation & Priorisierung seines Arbeitsalltags und hältst ihm durch deine proaktive Arbeitsweise konsequent den Rücken frei. Als Teil des CEO Office-Teams hältst du zudem unseren Büro-Betrieb im Herzen Münchens am Laufen, planst unsere regelmäßigen Company-Events und sorgst somit für ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Unternehmen.
Für diese Herausforderungen brauchen wir dich:

Kalender- und Reisemanagement des CEO: du koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst für eine vorausschauende und strukturierte Tagesplanung
Gatekeeping: du agierst als vertrauensvolle und professionelle Schnittstelle zum CEO und bearbeitest, delegierst oder eskalierst eingehende Themen anhand einer eng abgestimmten Priorisierung
Vor- und Nachbereitung von Meetings: du unterstützt bei der Meeting-Logistik sowie bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Dokumentation
Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb inkl. Materialmanagement, Steuerung externer Dienstleister und professioneller Gästebetreuung
Planung und Umsetzung unserer Company-Events, von der Ideenfindung bis zur finalen Abrechnung
Projektunterstützung: bei Bedarf unterstützt du den CEO und Chief of Staff in der Durchführung von Projekten, wie z.B. Management Workshops

Dein Profil

Must have’s

Einschlägige Erfahrung: du hast mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup-, Tech- oder Beratungsumfeld
Kommunikationsstärke: du kommunizierst exzellent in Deutsch (C2) und professionell in Englisch (min. B2)
Ausgeprägtes Organisationstalent: du bist in der Lage, mehrere Themen parallel sauber am Laufen zu halten und gehst neue Aufgaben strukturiert an
Proaktive Arbeitsweise: du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst eigenständig, wo deine Unterstützung gebraucht wird und findest pragmatische Lösungen
Spaß am Arbeiten in einem dynamischen Umfeld: du hast bereits in einem Startup/Scaleup gearbeitet und siehst schnelle Veränderungen und fehlende Strukturen als spannende Herausforderung
Tech-Affinität: du arbeitest routiniert mit digitalen Tools (Microsoft Office, Slack, Notion) und suchst proaktiv nach Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit AI und Automatisierung zu vereinfachen
Diskretion und sicheres Auftreten: du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und kommunizierst mit Stakeholdern auf jeder Ebene souverän

Nice to have’s

Erfahrung im Office Management, Event Management und/oder bei der Steuerung von externen IT-Dienstleistern
Berührungspunkte mit dem öffentlichen Sektor oder GovTech-Unternehmen

Was dich erwartet

Team & Kultur - ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien
Flexibles Arbeiten - Teilzeit für ca. 24h pro Woche (4x6h oder 5x5h), hybrides Modell (3 Tage im Büro direkt am Hauptbahnhof), flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit auf Workation
Gestaltungsfreiheit & Ownership - ein vielfältiges Aufgabengebiet, in dem du unsere Office-Kultur und Events nach deinen Ideen prägen kannst
Kontinuierliches Lernen - Weiterentwicklung als Teil deiner individuellen Ziele, unterstützt durch dezidiertes Budget und monatliches Coaching mit deiner Führungskraft
Gesellschaftlicher Impact - trage aktiv dazu bei, den Staat in Deutschland handlungsfähiger zu machen und das Vertrauen der Menschen in die Demokratie zu stärken

Über uns

Die GovRadar GmbH mit Sitz in München entwickelt eine KI-gestützte SaaS-Lösung als Arbeitsbereich für die strukturierte Vorbereitung öffentlicher Ausschreibungen – von Markterkundung über Leistungsbeschreibung bis zur Zusammenarbeit der Beteiligten. Verwaltungen erstellen damit vollständige Unterlagen in einem Bruchteil der Zeit (bis zu 90 % weniger Aufwand) – revisionssicher, DSGVO-konform und in Deutschland gehostet.

Unsere hard facts: Mehr als 600 öffentliche Auftraggeber arbeiten bereits mit GovRadar; in Nordrhein-Westfalen steht die Lösung landesweit Kommunen und Landesbehörden zur Verfügung. Gegründet 2020; ausgezeichnet 2024 mit dem Fairness-First-Award.

Du suchst eine Aufgabe mit Sinn und Wirkung? Dann werde Teil unseres Teams!

Weitere Informationen findest du unter https://www.govradar.net/ueberuns.

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