Executive Assistant to the CEO & VP HR (m/w/d)

Description

Executive Assistant to the CEO & VP HR (m/w/d)

Standort: München  

Wir suchen eine strukturierte, vorausschauende und hochprofessionelle Persönlichkeit für eine kombinierte Assistenzrolle. In dieser Funktion unterstützen Sie sowohl den CEO als auch den VP HR und übernehmen gleichzeitig Verantwortung im Office Management am Standort München – in enger Zusammenarbeit mit weiteren Assistenzkolleg:innen.

Sie agieren als zentrale Schnittstelle, sorgen für effiziente Abläufe und tragen maßgeblich dazu bei, dass sich das Top-Management auf strategische Themen fokussieren kann. Dabei arbeiten Sie eigenständig in Ihrem Verantwortungsbereich und stimmen sich gleichzeitig eng mit dem bestehenden Assistenz-Team ab.

Dank Ihrer ausgeprägten Resilienz, Ihres pragmatischen Urteilsvermögens und Ihrer strukturierten Arbeitsweise behalten Sie auch bei hoher Dynamik und zahlreichen parallelen Themen stets den Überblick und sorgen für Verlässlichkeit sowie reibungslose Abläufe. 

Ihre Aufgaben

1. Executive Assistance CEO

• Proaktive, eigenverantwortliche Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft
• Management eines komplexen Kalenders inkl. Priorisierung von Terminen
• Planung und Koordination von Reisen, Abrechnung von Reisekosten
• Vor- und Nachbereitung von Meetings (Erstellung von Präsentationen, Briefings, Entscheidungsunterlagen und Reports)
• Vorbereitung und Organisation von Leadership Meetings, Investor-Terminen, inkl. Gästebetreuung
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen CEO und internen/externen Stakeholdern
• Nachverfolgung von Entscheidungen und To-dos
• Enge Abstimmung und Koordination mit einer weiteren Executive Assistentin bei gleichzeitig klar definierter eigener Zuständigkeit

2. Executive Assistance VP HR

• Unterstützung des VP HR in organisatorischen und administrativen Belangen
• Unterstützung bei der Koordination von HR-Termine sowie Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Auswertungen im HR-Kontext.
• Mitarbeit an strategischen & lokalen HR-Initiativen sowie Tracking von Maßnahmen und Meilensteinen
• Vertrauliche Bearbeitung sensibler HR-Themen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter für den Standort München
• Enge Abstimmung und Koordination mit einer weiteren Executive Assistentin bei gleichzeitig klar definierten eigenen Aufgabengebieten
• Erstellen und Abwickeln von Purchase Orders inklusive abteilungsübergreifender Abstimmung, Supplier-Kommunikation und Rechnungsfreigaben im System. 

3. Office Management & Team Assistance (München)

(in enger Zusammenarbeit mit einer weiteren (Vorstands)-Assistenzkollegin vor Ort) 

• Mitverantwortung für einen reibungslosen Büroalltag am Standort München
• Organisation und Koordination von Büroabläufen, Dienstleistern und Infrastruktur
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und internen Events
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Sicherstellung eines professionellen Office-Auftritts
• Allgemeine administrative Unterstützung für die INNIO N.V., (Rechnungsabwicklung, Bestellung von Materialien etc.)
• Enge Zusammenarbeit und gegenseitige Vertretung innerhalb des lokalen Office-Management-Teams

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer Executive‑Assistenzfunktion auf Top-Management-Ebene, idealerweise in einem internationalen Unternehmen
• Ausgeprägte Fähigkeit, eigenständig, strukturiert und vorausschauend zu arbeiten sowie Prioritäten souverän zu setzen
• Gleichzeitig starker Teamgedanke mit der Kompetenz, sich eng mit einem bestehenden Assistenzteam abzustimmen und gemeinsam effiziente Abläufe sicherzustellen
• Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Anforderungen und Stakeholdern
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten sowie sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Fähigkeit, mehrere Themen parallel und zuverlässig zu steuern
• Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Sicheres Auftreten, hohe Stressresistenz und die Fähigkeit auch unter Zeitdruck besonnen und pragmatisch zu handeln
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie routinierter Umgang mit MS Office