Head of Backoffice (m/w/d)

Du willst nicht den x-ten 08/15-Bürojob, in dem du Listen abarbeitest und abends nicht weißt, was du eigentlich bewegt hast? Dann lies weiter.

Wir sind neaSOL, ein wachsendes Unternehmen im Bereich Photovoltaik. Wir bringen Solaranlagen aufs Dach – von der Planung über die Montage bis zur Netzanmeldung. Aktuell sind wir ein Team von rund 20–30 Menschen, und wir wollen weiter wachsen. Damit das sauber gelingt, brauchen wir jemanden, der hinter den Kulissen für Ordnung, Überblick und funktionierende Abläufe sorgt.

Genau hier kommst du ins Spiel. Als Assistenz der Geschäftsleitung bist du das Backup unseres Geschäftsführers und das Rückgrat des Backoffice. Du hältst Buchhaltung, Personal und Organisation zusammen, verstehst unsere Prozesse und machst sie Stück für Stück besser. Du baust das Fundament, auf dem wir skalieren – mit der klaren Perspektive, hier mittelfristig ein eigenes Backoffice-Team aufzubauen und zu führen.

Kurz gesagt: Das ist keine reine Bürostelle. Das ist eine Schlüsselposition mit Verantwortung, Vertrauen und richtig viel Gestaltungsspielraum.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen (vorbereitende Buchhaltung)

• Belegmanagement von A bis Z: Belege sammeln, digitalisieren, prüfen und für den Steuerberater aufbereiten

• Vorbereitung des Zahlungsverkehrs, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen sowie der Liquidität

• Mahnwesen inkl. Abschlagszahlungen unserer PV-Kunden und Einhaltung der Mahnstufen

• Kontoauszüge ziehen, Zahlungsabgleich und OPOS-Kontrolle

• Reisekosten, Bewirtungs- und Kilometerbelege

• Schnittstelle zum Steuerbüro (u. a. DATEV Unternehmen online), Vorbereitung von BWA und Jahresabschluss

• Personal & Lohn (HR für 20–30 Mitarbeitende)

• Onboarding neuer Mitarbeitender: Einstellungsunterlagen, Vertragserstellung, Personalakten

• Vorbereitende Lohnabrechnung für unser externes Lohnbüro (variable Daten, Zeiterfassung, Nachverrechnungen)

• Pflege der Stammdaten, AU-Meldungen, Bescheinigungen für Ämter

• Kontrolle und Pflege der Arbeitszeiten von Innendienst und Montage-Teams

• Erstellen von Anschreiben und arbeitsrechtlicher Korrespondenz in Abstimmung mit der GF

• Netzanmeldung & Inbetriebsetzung (unser PV-Herzstück)

• Netzanschlussbegehren (NAB) bei den Verteilnetzbetreibern (VNB) einreichen und nachverfolgen

• Prüfung von Antragsunterlagen, Anschlusszusagen und Kundendatenblättern

• Registrierung von Anlagen und Speichern im Marktstammdatenregister (MaStR) der Bundesnetzagentur

• Zählermanagement: Terminkoordination für Zählertausch / Zweirichtungszähler mit VNB und Kunde

• Zusammenstellung der Inbetriebsetzungs-Protokolle (z. B. E.8-Formulare nach VDE-AR-N4105)

• Strukturierte Anlagendokumentation pro PV-Projekt sowie Unterstützung beim Fördermittel- und Antragsmanagement

(Fachwissen rund um Netzanmeldung bringen wir dir bei – wichtig ist, dass du dich reindenken willst.)

Administration, Organisation & Kommunikation

• Zentrale Anlaufstelle im Backoffice: Korrespondenz, Postfächer, Ein- und Ausgangspost
• Kundenbetreuung und Bearbeitung von Anfragen
• Schadensabwicklung (Baustelle, Fuhrpark/KFZ, Diebstahl/Vandalismus) inkl. Kommunikation mit Versicherungen
• Schnittstelle zu Netzbetreibern, Behörden, Steuer- und Lohnbüro

Struktur & Prozesse (dein Hebel für die Zukunft)

• Du hältst eine saubere Grundstruktur im gesamten Backoffice
• Du verstehst unsere Abläufe, erkennst Reibungspunkte und optimierst sie kontinuierlich
• Du hilfst mit, klare Zuständigkeiten, Standards und Systemlösungen zu etablieren
• Du legst das Fundament, auf dem wir wachsen – und baust perspektivisch dein eigenes Team auf

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekaufleute, Steuerfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Buchhaltung und/oder Lohn/HR – idealerweise in beidem
• Du denkst in Prozessen und Strukturen und hast eine echte Hands-on-Mentalität
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise – auch wenn viel gleichzeitig läuft
• Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in DATEV sind ein Plus
• Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein – du bist die rechte Hand der GF
• Kommunikationsstärke und Organisationstalent
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an erneuerbaren Energien / Photovoltaik – Vorwissen zu Netzanmeldung, VNB oder MaStR ist ein Bonus, aber kein Muss

Benefits

• Eine Schlüsselposition mit echter Verantwortung statt reiner Sachbearbeitung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
• Großer Gestaltungsspielraum: Du baust Strukturen mit auf, statt sie nur zu verwalten
• Klare Entwicklungsperspektive – bis hin zum Aufbau und zur Führung eines eigenen Backoffice-Teams
• Sicherer Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche mit unbefristetem Vertrag
• Faire Vergütung
• Flache Hierarchien und ein Team, das anpackt
• Moderne Arbeitsausstattung

Wenn du Lust hast, wirklich etwas zu bewegen, gerne Verantwortung übernimmst und aus „irgendwie läuft's" ein „läuft rund" machst, dann passt du zu uns. Du musst nicht jeden Fachbegriff aus der Netzanmeldung schon kennen – aber du solltest den Anspruch mitbringen, Dinge zu verstehen, zu strukturieren und besser zu machen.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen. Bewirb dich unkompliziert über Join – ein Lebenslauf reicht uns fürs Erste völlig. Den Rest besprechen wir persönlich.

Klingt nach dir? Dann lass uns reden.