HR & Employee Operations Specialist

Als HR & Employee Operations Specialist (m/w/d) unterstützt du die lokale Geschäftsleitung, sowohl organisatorisch als auch administrativ und fungierst gleichzeitig als zentraler Kontakt für HR-Themen vor Ort.

Mit dieser vielseitigen Rolle verbindest du eine klassische Supportfunktion mit HR-Koordination und arbeitest entsprechend eng mit unserem niederländischen HR-Team zusammen. Du kreierst und unterstützt effiziente Abläufe und gestaltest so eine positive Erfahrung unserer Mitarbeitenden, von Eintritt bis Austritt.

Deine Aufgaben:

Management- und administrative Unterstützung (ca. 70 %)

Unterstützung der Geschäftsleitung in DACH

• Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
• Planung von Dienstreisen sowie Abwicklung von Reisekosten
• Vorbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Berichten
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben

Office- und Finanzadministration

• Organisation des Büroalltags und Koordination externer Dienstleister
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
• Verwaltung von Firmenkreditkarten und Lieferantenzahlungen
• Unterstützung bei Forderungsnachverfolgung und Finanzdokumentation
• Pflege von Audit- und Compliance-Unterlagen

Unterstützung für Vertrieb & Marketing

• Administrative Unterstützung bei Ausschreibungen und Beschaffungsprozessen
• Pflege von Kundenplattformen und Marketinginhalten
• Organisation von Veranstaltungen und Unterstützung bei der Eventlogistik

Facility- und IT-Koordination

• Verwaltung von Büromaterialien und Lieferantenverträgen 
• Sicherstellung von Gesundheits-, Sicherheits- und Notfallstandards im Büro
• Unterstützung bei der Verwaltung von Firmenhardware (z. B. Laptops, Mobiltelefone)
• Koordination von Arbeitsplätzen und technischem Equipment
• Unterstützung bei internen Audits und Zertifizierungsprozessen

HR-Koordination & Mitarbeiterbetreuung (ca. 30 %)

• Betreuung des Employee Journeys
• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen sowie HR-Dokumenten für Neueinstellungen
• Organisation und Begleitung des Onboarding-Prozesses
• Begleitung bei strukturiert durchgeführten Exit-Interviews
• Nachverfolgung von Onboarding-Meilensteinen und Abstimmung mit dem niederländischen HR-Team

Performance- und Entwicklungsprozesse

• Unterstützung bei der Organisation des jährlichen Performance-Review-Prozesses
• Koordination von Trainings und Weiterbildungsmaßnahmen
• Dokumentation und Nachverfolgung individueller Entwicklungspläne

HR Operations & Compliance

• Pflege von Personalakten und HR-Stammdaten im HRIS-System
• Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
• Weitergabe lokaler arbeitsrechtlicher Änderungen an das niederländische HR-Team
• Mitarbeiterkommunikation & Engagement
• Unterstützung bei Mitarbeiterbefragungen und Engagement-Initiativen
• Mitwirkung bei Diversity- & Inclusion-Maßnahmen
• Erste Ansprechperson für Mitarbeiteranfragen und Weiterleitung komplexerer Themen an das zentrale HR-Team

Erfahrung:

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder administrativen Funktion
• Erste Berührungspunkte mit HR-Prozessen oder mitarbeiterbezogenen Themen von Vorteil

Fähigkeiten

• Fließende Deutschkenntnisse sowie gutes (Business-) Englisch
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Strukturierte, detailorientierte Arbeitsweise
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Teamfähigkeit und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams

Fachkenntnisse

• Grundkenntnisse im lokalen Arbeitsrecht sind von Vorteil
• Interesse daran, HR-Fachwissen weiter auszubauen

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