HR & Office Coordinator (m/w/d) in Teilzeit (Standort: Bienenbüttel)

Almased ist eine der bekanntesten Marken im Bereich Ernährungs- und Gesundheitsprodukte im deutschsprachigen Raum. Seit Jahrzehnten steht die Marke für wissenschaftlich fundierte Ernährungskonzepte zur Optimierung des Stoffwechsels, sowie nachhaltige Gewichtsregulation.

Seit über 30 Jahren, gestartet am Küchentisch in Bienenbüttel, sind wir Marktführer in Deutschland – und auch in UK und den USA aktiv. Geblieben sind wir ein kleines, engagiertes Team mit der großen Vision, Menschen durch Ernährung dabei zu unterstützen, ihre persönlichen Ziele zu erreichen.Zur Unterstützung unseres Teams sowie unserer HR- und Office-Prozesse suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Persönlichkeit in Teilzeit (20–30 Stunden/Woche), die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen, mitzudenken und gemeinsam mit uns Strukturen weiterzuentwickeln. Eine perspektivische Erweiterung des Aufgabenbereiches und Stundenumfangs ist grundsätzlich möglich.

Aufgaben

Du unterstützt uns bei organisatorischen, administrativen und personalbezogenen Aufgaben und sorgst dafür, dass Prozesse zuverlässig, sorgfältig und effizient umgesetzt werden.

Dabei arbeitest Du eng mit der Executive Assistant der Geschäftsführung zusammen und übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben im Bereich HR-Administration, Office Management und Organisationsunterstützung.

Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, hast Freude daran, anderen den Rücken freizuhalten und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Dich zukommen? Dann könntest Du genau die Person sein, die wir suchen.Wir suchen ausdrücklich keine reine Sachbearbeitung, sondern eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Freude daran hat, Dinge eigenständig voranzubringen. Du musst dabei nicht alles können – wichtiger ist uns, dass Du Lust hast, Verantwortung zu übernehmen und Dich gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.

Deine Aufgaben

HR & Personaladministration

• Unterstützung bei der Digitalisierung und Strukturierung von Personalprozessen
• Unterstützung bei der Organisation von Schulungen und Pflichtunterweisungen (z. B. Ersthelfer, Brandschutz, Arbeitssicherheit)
• Vorbereitung von Verträgen, Bescheinigungen und Standarddokumenten
• Pflege von Personalakten und Stammdaten
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen
• Vorbereitung personalrelevanter Informationen für Payroll-Prozesse
• Pflege von Urlaubs-, Krankheits- und Zeiterfassungsübersichten
• Überwachung relevanter Fristen und Nachweise
• Mitwirkung bei der Organisation interner Veranstaltungen und Teamevents

Office & Organisationsmanagement

• Unterstützung bei organisatorischen Abläufen im Tagesgeschäft
• Dokumentenmanagement und Archivierung
• Vor- und Nachbereitung administrativer Prozesse
• Unterstützung bei standortübergreifenden Themen zwischen Hamburg und Bienenbüttel
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen
• Unterstützung bei internen Projekten und Sonderthemen
• Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Wartung, Handwerker, Lieferanten)
• Unterstützung bei der Organisation und Nachverfolgung wiederkehrender Wartungs- und Prüftermine
• Pflege und Aktualisierung relevanter Übersichten und Verwaltungsunterlagen

Zusammenarbeit & Unterstützung

• Enge Zusammenarbeit mit der Executive Assistant der Geschäftsführung
• Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Recruiting und Onboarding
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Strukturen
• Eigenständige Übernahme definierter Verantwortungsbereiche

Qualifikation

Was wir uns von Dir wünschen/Dein Profil:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Bereich HR, Office Management, Teamassistenz oder Administration
• Freude an strukturiertem Arbeiten und administrativen Prozessen
• Hohe Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit
• Organisationsgeschick und Blick fürs Detail
• Sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freude an Kommunikation sowie an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Idealerweise Erfahrung mit HR-Systemen
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse von Vorteil

Was dich auszeichnet:

• Du denkst mit und wartest nicht darauf, dass Dir jeder Schritt vorgegeben wird
• Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
• Du arbeitest strukturiert, verbindlich und sorgfältig
• Du übernimmst Verantwortung für Deine Aufgaben
• Du bist teamorientiert und schätzt eine vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Du hast Freude daran, Prozesse zu unterstützen und kontinuierlich zu verbessern
• Du bringst Dich aktiv mit Ideen ein und hast Spaß daran, Dinge gemeinsam weiterzuentwickeln.

Benefits

Was wir dir bieten/ Was dich bei uns erwartet:

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Executive Assistance
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
• Kurze Entscheidungswege und pragmatische Lösungen
• Ein wertschätzendes, familiäres Umfeld
• Flexible Arbeitszeiten
• Langfristige Entwicklungsperspektive innerhalb eines wachsenden Unternehmens
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
• 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und BusinessBike.

Klingt gut?
Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.