International Operations Manager (m/w/d)

Hi, ich bin Timm-Julian und Geschäftsführer der VAHL – der Veterinary Academy of Higher Learning.

Wir organisieren veterinärmedizinische Fortbildungen und Kurse auf der ganzen Welt. Dabei arbeiten wir mit Universitäten, Fachkliniken, internationalen Expert:innen, Speaker:innen, Sponsoren und vielen weiteren Partnern zusammen.

VAHL wächst und wir bewegen gerade unglaublich viel. Deshalb suche ich einen Menschen, der langfristig Teil unseres Teams werden und gemeinsam mit uns etwas aufbauen möchte.

Wir sind ein kleines, sehr herzliches Team und arbeiten eng miteinander zusammen. Bei uns fühlt sich die Zusammenarbeit oft wie in einer großen Familie an: Wir kennen uns, lachen miteinander, gehen regelmäßig gemeinsam essen und unterstützen uns gegenseitig.

Mir ist wichtig, dass du dich bei uns wohlfühlst, dich gesehen fühlst und morgens gerne zur Arbeit kommst. Arbeit darf fordernd sein, aber sie soll vor allem auch Freude machen.

Aufgaben

Du wirst eine zentrale Ansprechperson bei VAHL. Bei dir laufen viele Informationen zusammen und du sorgst dafür, dass die richtigen Menschen miteinander sprechen, Projekte vorankommen und nichts Wichtiges verloren geht.

Deine Aufgaben:

• Du planst und organisierst unsere internationalen Präsenz-, Online- und Hybridkurse von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Durchführung.
• Du koordinierst Speaker:innen, Autor:innen, Universitäten, Locations, Catering, Reisen, Materialien und weitere Beteiligte auf der ganzen Welt.
• Du sorgst dafür, dass Deadlines eingehalten werden und unsere Kurse frühzeitig vorbereitet und beworben werden können.
• Du wirst zur freundlichen und verlässlichen Ansprechperson für unsere Kursteilnehmenden und beantwortest ihre Fragen auf Deutsch und Englisch per E-Mail und Telefon.
• Du behältst Anmeldezahlen und Kosten im Blick und unterstützt uns bei einfachen Break-even-Betrachtungen unserer Kurse.
• Du pflegst unsere Kontakte zu Sponsoren, Universitäten, Verlagen, Distributoren und weiteren Partnern. Eigene Ideen für neue Kooperationen sind ausdrücklich willkommen.
• Du arbeitest direkt mit mir zusammen, hilfst mir dabei, E-Mails, Projekte und Prioritäten zu strukturieren, und hältst wichtige Follow-ups in Bewegung.
• Du kannst ausgewählte Projekte – beispielsweise eine neue Website oder Plattform – von der ersten Idee bis zur fertigen Umsetzung koordinieren.
• Du lernst unsere Systeme und Plattformen kennen und sorgst gemeinsam mit unserem Team und externen Partnern dafür, dass Probleme gelöst und Abläufe verbessert werden.
• Bei ausgewählten Kursen und Kongressen reist du mit uns, repräsentierst VAHL vor Ort und lernst unsere internationalen Teilnehmenden und Partner persönlich kennen.

Da wir ein kleines Team sind, gehören gelegentlich auch praktische Aufgaben dazu beispielsweise Bestellungen, Plattformpflege, Flyer, Drucksachen oder die Unterstützung bei Büchern und Versand. Diese Themen machen jedoch nur einen kleinen Teil deiner Position aus.

Qualifikation

Mir ist nicht wichtig, ob du ein bestimmtes Studium oder eine bestimmte Ausbildung abgeschlossen hast. Auch deine bisherige Branche spielt für mich keine entscheidende Rolle.

Viel wichtiger ist mir, wie du arbeitest und was für ein Mensch du bist.

Besonders gut passt du zu uns, wenn du:

• Deutsch und Englisch fließend und verhandlungssicher sprichst und schreibst;
• freundlich, herzlich und kommunikativ bist und gerne auf Menschen zugehst;
• schnell, strukturiert und zuverlässig arbeitest;
• Freude daran hast, verschiedene Themen zu koordinieren und dabei den Überblick zu behalten;
• bei Problemen nicht einfach abwartest, sondern mitdenkst und nach praktikablen Lösungen suchst;
• gerne Verantwortung übernimmst und Aufgaben zuverlässig bis zum Ergebnis begleitest;
• offen ansprichst, wenn du Unterstützung oder eine Entscheidung brauchst;
• empathisch kommunizierst und gleichzeitig Vereinbarungen und Deadlines verbindlich nachhalten kannst;
• offen für andere Länder, Kulturen und unterschiedliche Kommunikationsweisen bist;
• vertrauenswürdig und diskret mit internen Informationen umgehen kannst;
• neugierig auf neue Systeme, digitale Arbeitsweisen und KI bist;
• Lust auf internationale Reisen und gelegentliche, planbare Wochenendtermine hast;
• dich in der Nähe von Hunden, Katzen und Pferden wohlfühlst; und
• regelmäßig mit uns in unserem Büro in Babenhausen arbeiten kannst.

Du brauchst keine veterinärmedizinischen Vorkenntnisse und musst auch noch nie einen internationalen Kurs organisiert haben. Wir bringen dir unsere Kurse, Systeme, Abläufe und fachlichen Grundlagen gerne bei.

Benefits

• Eine unbefristete Vollzeitstelle
• Eine langfristige Perspektive in einem wachsenden internationalen Unternehmen
• Direkte Zusammenarbeit mit mir als Geschäftsführer
• Viel Vertrauen, Eigenverantwortung und echten Gestaltungsspielraum
• Eine intensive und persönliche Einarbeitung
• Internationale Kontakte sowie Reisen zu ausgewählten Kursen und Kongressen
• Die Möglichkeit, eigene Ideen, Prozesse und Strukturen einzubringen
• Die Möglichkeit, moderne und KI-gestützte Arbeitsweisen gemeinsam mit uns aufzubauen
• Regelarbeitszeiten von 8:00 bis 17:00 Uhr
• Bis zu ein mobiler Arbeitstag pro Woche nach Abstimmung
• Planbare Reise-, Abend- und Wochenendtermine mit entsprechendem Ausgleich
• Regelmäßige gemeinsame Mittag- oder Abendessen
• Kleine Aufmerksamkeiten und persönliche Wertschätzung, weil gute Arbeit gesehen werden sollte
• Ein herzliches Team, das offen miteinander spricht, sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam etwas aufbauen möchte

Wenn dir ein Teil deiner Arbeit dauerhaft keinen Spaß macht oder nicht zu deinen Stärken passt, habe ich immer ein offenes Ohr. Gemeinsam schauen wir dann, ob wir Abläufe verändern, Aufgaben anders verteilen oder deine Rolle weiterentwickeln können.

Wenn VAHL weiter wächst, kann auch deine Position mitwachsen. Perspektivisch kannst du mehr Verantwortung für eigene Projekte oder Bereiche übernehmen.

Du musst auf dem Papier nicht perfekt sein. Wenn du herzlich, motiviert und schnell im Kopf bist, gerne Verantwortung übernimmst und Lust hast, langfristig gemeinsam mit uns etwas aufzubauen, dann möchte ich dich sehr gerne kennenlernen.

Ein klassisches Anschreiben brauchst du uns nicht zu schicken. Ein Lebenslauf und ein persönliches Gespräch ist mir viel lieber.

Ich freue mich über ungewöhnliche Lebensläufe und Quereinsteiger:innen. Entscheidend ist nicht, woher du kommst, sondern ob wir menschlich und von unserer Arbeitsweise gut zusammenpassen.