Junior Executive Assistant / Management Assistant (m/w/d)

Als Junior Executive Assistant / Management Assistant bist du ein zentraler Teil unseres HiQ-Teams und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rund läuft. Du hältst die Fäden bei organisatorischen und administrativen Themen zusammen, unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft und koordinierst bereichsübergreifende Aufgaben mit Kolleg:innen in Deutschland und unserem internationalen HiQ-Netzwerk. Im Sinne von “Learning on the Job” übernimmst du von Anfang an Verantwortung und entwickelst dich und deinen Aufgabenbereich proaktiv weiter.

• Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft und hältst ihr durch vorausschauende Organisation den Rücken frei – z.B. bei der Vorbereitung von Terminen, Reisen und weiteren administrativen Themen.

• Hierfür behältst du Fristen, Kosten und Freigaben im Blick und sorgst für zuverlässige Nachverfolgung sowie Budgetkontrolle.

• Du koordinierst bereichsübergreifende und internationale Themen unserer HiQ Gruppe, bindest relevante Ansprechpartner:innen ein und sorgst für transparente Kommunikation zwischen den Standorten und Abteilungen. 

• Außerdem unterstützt du bei der Organisation von Veranstaltungen und sorgst dafür, dass bei Räumlichkeiten, Catering, Technik und Ablauf alles strukturiert abläuft. 

• Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag in unserem Münchner Office und kümmerst dich um Ausstattung, Bürobedarf, Getränke und Verbrauchsmaterialien.

• Du koordinierst unsere externen Dienstleister, holst Angebote ein, vergleichst Leistungen und unterstützt bei Auswahl und Abstimmung.

• Zudem behältst du Office-Standards, Sicherheit, Brandschutz und administrative Prozesse im Blick.

• Im Sinne von “Learning on the Job” übernimmst du von Anfang an Verantwortung und kannst dich selbst und deinen Aufgabenbereich proaktiv weiter entwickeln. 

• Ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

• Deine Erfahrung ist sekundär - du bist motiviert, dich in deinen Tätigkeitsbereich einzuarbeiten und kontinuierlich weiterzuentwickeln

• Eine proaktive, strukturierte und sehr zuverlässige Arbeitsweise – du erkennst, wo Unterstützung gebraucht wird, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und kannst Aufgaben selbständig priorisieren

• Kommunikationsstärke sowie ein professionelles Auftreten im Umgang mit Kolleg:innen, Dienstleistern und externen Partnern

• Hohe Vertraulichkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein, insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen

• Flexibilität, Teamgeist und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabenbereich, in dem sich Prioritäten auch einmal kurzfristig ändern können

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da du regelmäßig mit unseren internationalen Kolleg:innen kommunizierst

• Eine verantwortungsvolle Rolle und praxisnahe Einblicke in zentrale Abläufe

• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung

• Ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien und einer offenen Unternehmenskultur

• Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und Überstundenausgleich

• Hybride Unternehmensstruktur - arbeiten im Büro oder im Home Office

• Moderne Tools und bis zu 250€ Zuschuss für die Ausstattung deiner Wahl

• Zuschuss für die Mitgliedschaft bei unserem Fitness-Partner Wellpass

• Unbegrenzter Zugang zur Mental Wellbeing Plattform OpenUp, für dich und deine Familie

• Zuschuss von 25% zum Deutschlandticket bei Nutzung als Jobticket

• Fahrrad-Leasing über JobRad

• Bis zu 4 Wochen/Jahr Workation im europäischen Ausland

• Unterstütze ein gemeinnütziges Projekt im Rahmen der Pledge 1% Bewegung

Erkennst du dich wieder und hast Lust, mit uns zu arbeiten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung an [email protected] oder fülle einfach das Formular auf unserer Website aus.

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