Kanzlei-Operations & Sales Specialist (m/w/d)

• Eine Rolle mit echtem Impact in einem Bereich, der weit über „Verwaltung“ hinausgeht.
• Moderne, digitale Arbeitsweise und ein Umfeld, das Qualität ernst nimmt.
• Kollegiales Team, kurze Wege, hohe Professionalität.

• Erstellung von Angeboten mit steuerlichem Kontextverständnis auf Basis von Templates/Leistungsbausteinen inkl. Abstimmung mit StB/Team Lead 
• Sicherstellung von Vollständigkeit: Leistungsumfang, Annahmen, Preise, Startdatum, benötigte Unterlagen, nächste Schritte 
• Pflege einer Angebotspipeline (Status, Fristen, Wiedervorlagen, nächste Aktion) 
• Versand, Versionierung, Nachverfolgung, Dokumentation im System 

• Durchführung von Akquise-/Qualifizierungs-Calls mit steuerlichem Kontextverständnis
• Terminierung von Erstgesprächen, Vorqualifizierung (Bedarf, Dringlichkeit, Volumen, Fit) 
• Konsequentes Follow-up (telefonisch + E-Mail), Wiedervorlagen, Pipeline-Steuerung bis zum Closing
• Pflege von CRM/Listen inkl. sauberer Notizen, nächste Schritte, Owners 

• Start/Koordination des Mandanten-Onboardings nach Zusage: Unterlagenanforderung, Vollmachten, Systeme, Termine 
• Qualitätssicherung: Checklisten, Vollständigkeitskontrolle, Nachfasslogik 
• Übergabe an Fachteam mit klarer Dokumentation (was ist vereinbart, was fehlt, Risiko/Blocker) 

• Erstellung und Versand von Steuerberater-Rechnungen, Leistungsnachweise, Abstimmung mit Beratern 
• OP-Überblick und Mahnwesen (professionell, verbindlich) 

• Telefon/Empfang, Post, Termin-/Raumorganisation, administrative Stabilität 
• Unterstützung bei internen Standards, Vorlagen, Prozessdisziplin 

• Microsoft 365, idealerweise KanzleiPilot
• Datenpflege und Reporting-Grundlagen (Pipeline-Übersicht, Statuslisten)
• Umgang mit DATEV (plus DMS/UO je nach Setup) vorteilhaft

• Mehrjährige Erfahrung in Steuerkanzlei/steuernahem Umfeld 
• Nachweisbare Stärke in Angebotsprozessen + Nachverfolgung (du lässt nichts liegen) 
• Sehr gute Telefonkommunikation: freundlich, klar, führend, verbindlich 
• Verständnis für Kanzlei-Logiken (Leistungen, Abrechnung, Fristen, Diskretion) 
• Extrem strukturiert: Wiedervorlagen, Dokumentation, Priorisierung, Ownership 

• Erfahrung in Mandanten-Onboarding / Unterlagenmanagement / Vollmachtsprozessen 
• „Revenue Operations“-Denke: du denkst in Prozess, Conversion, Durchlaufzeiten 

• Du ersetzt keine Steuerberatung, aber du kannst fachlich so sauber sprechen, dass Mandanten Vertrauen fassen. 
• Du arbeitest nach Templates/Leitfäden, bringst aber aktiv Verbesserungsvorschläge ein.

Wir sind ein motiviertes und aufgeschlossenes Team, dass wenig am Hut hat mit dem eingestaubten Blick auf die klassische Steuerberatung. 
Wir sind digital aufgestellt und bieten unseren Mandanten bspw. vielfältige Möglichkeiten ihr Steuer- und Gestaltungswissen wachsen zu lassen. 

Sag uns kurz, warum dir Struktur, Sorgfalt und Koordination liegen – das zählt hier mehr als „perfektes Vorwissen“.

Kontakt: Angelina Beek, [email protected]