Kauffrau für Büromanagement / Assistenz der Geschäftsleitung (m,w,d)

Du bist gerne die Person, auf die man sich verlassen kann?

Du behältst Termine, Unterlagen, offene Aufgaben und kaufmännische Abläufe im Blick – ruhig, sorgfältig und freundlich? Du arbeitest gerne strukturiert, unterstützt andere im Alltag und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig erledigt werden?

Dann könnte diese Position sehr gut zu dir passen.

Wir bei Kellerdigital helfen Handwerksbetrieben dabei, passende Mitarbeiter zu finden und nachhaltig zu wachsen. Damit unser Tagesgeschäft zuverlässig funktioniert, suchen wir eine gewissenhafte und organisierte Person, die Geschäftsführung, Team, Kunden und Backoffice im Alltag unterstützt.

Aufgaben

Backoffice & kaufmännische Verwaltung

• Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen
• Erstellung und Versand von Rechnungen
• Durchführung von SEPA-Lastschriften
• Überwachung von Zahlungseingängen
• Mahnwesen und Nachverfolgung offener Forderungen
• Pflege von Kundendaten und Vertragsunterlagen
• Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro
• Verwaltung und Ablage von Belegen

Geschäftsführungsassistenz

Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Termine, Informationen und Aufgaben gut vorbereitet sind.

• Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung
• Organisation geschäftlicher und persönlicher Termine
• Vorbereitung, Nachbereitung und Koordination von Terminen
• Erstellung von Protokollen, Zusammenfassungen und Aufgabenlisten
• Nachhalten offener Punkte, damit nichts untergeht
• Kommunikation mit Dienstleistern, Versicherungen und externen Ansprechpartnern
• Nutzung moderner KI-Tools zur Dokumentation und Organisation
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen

Team & Organisation

• Organisation von Teamevents und gemeinsamen Aktivitäten
• Bestellung von Getränken, Büromaterialien und Verbrauchsmaterial
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
• Ansprechpartnerin für organisatorische Themen im Team
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und Abläufe

Qualifikation

Du passt gut zu uns, wenn du gerne strukturiert arbeitest, anderen Menschen zuverlässig hilfst und ein gutes Auge für Details hast.

• 3 Jahre+ Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Backoffice, Office Management oder kaufmännische Verwaltung
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Strukturierte, gewissenhafte und eigenständige Arbeitsweise
• Sicheres und freundliches Auftreten am Telefon
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office und digitalen Tools
• Hohe Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Benefits

Klarer Aufgabenbereich

Du bekommst eine gründliche Einarbeitung, feste Ansprechpartner und wiederkehrende Abläufe. So weißt du, was wichtig ist und worauf es im Alltag ankommt.

Wertschätzung für deine Arbeit

Bei uns wird gesehen, wenn Termine funktionieren, Unterlagen stimmen, Kunden freundlich betreut werden und offene Punkte zuverlässig nachgehalten werden.

Vertrauen und gute Abstimmung

Du arbeitest eigenständig in deinem Bereich, hast aber jederzeit klare Ansprechpartner, kurze Abstimmungswege und Unterstützung bei Prioritäten.

Modernes Büro in Frankfurt

Unser Büro liegt zentral in der Frankfurter Innenstadt und bietet dir ein professionelles Arbeitsumfeld mit persönlichem Austausch und angenehmer Atmosphäre.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten

Nach erfolgreicher Einarbeitung und bestandener Probezeit ist regelmäßig ein Homeoffice-Tag pro Woche möglich.

Gesundheits- und Vorsorgeleistungen

• Kostenlose Mitgliedschaft im Fitnessstudio 7/11
• Betriebliche Krankenversicherung mit bis zu 900 € Gesundheitsbudget pro Jahr
• Betriebliche Altersvorsorge (BAV) mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberzuschuss

Kollegiales Miteinander

Dich erwartet ein hilfsbereites und respektvolles Team mit regelmäßigen Team-Events, klarer Kommunikation und gegenseitiger Unterstützung.

Klingt das nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.