Kaufmännische Assistenz – Angebote & Rechnungsstellung (m/w/d) in TZ

Über LikeGroup

• Die LikeGroup ist eine schnell wachsende Creator- und Social-Media-Agentur mit rund 35 Mitarbeitenden. Wir arbeiten mit bekannten Marken und setzen Kampagnen in den Bereichen Influencer Marketing, UGC, Paid Social und Content Production um.

• Für unser Team suchen wir eine kaufmännische Assistenz, die bei uns eine zentrale Rolle übernimmt: Du sorgst dafür, dass aus Kundenanfragen saubere Angebote werden, Beauftragungen vollständig vorliegen und Projekte korrekt und pünktlich abgerechnet werden.

• Dabei arbeitest du eng mit unserer Geschäftsführung, unseren Teamleads und Projektmanagern zusammen.

Ihre Aufgaben

• Du erstellst Angebote für Neu- und Bestandskunden auf Basis unserer Kalkulationen und Vorlagen.

• Du holst die notwendigen Informationen bei Projektmanagern und Teamleads ein und stellst sicher, dass Angebote vollständig und korrekt sind.

• Du übernimmst die Rechnungsstellung nach Projektabschluss bzw. entsprechend vereinbarter Zahlungspläne.

• Du behältst offene Angebote, Beauftragungen, Bestellnummern/POs und Rechnungen im Blick.

• Du kommunizierst bei kaufmännischen Rückfragen direkt mit unseren Kunden, z. B. zu Rechnungsadressen, POs oder Abrechnungen.

• Du unterstützt beim Nachhalten von Zahlungseingängen und offenen Rechnungen in Abstimmung mit unserer Buchhaltung.

• Du sorgst dafür, dass unsere internen kaufmännischen Prozesse sauber dokumentiert und eingehalten werden.

• Perspektivisch kannst du weitere kaufmännische und organisatorische Themen übernehmen und deinen Verantwortungsbereich mitgestalten.

Das bringen Sie mit

• Du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder bereits Erfahrung in einer kaufmännischen, administrativen oder vergleichbaren Position. Viel wichtiger ist uns aber, dass du extrem strukturiert, zuverlässig und sorgfältig arbeitest.

• Du solltest keine Scheu davor haben, intern Informationen einzufordern oder einem Kunden kurz zu schreiben, wenn für eine Rechnung noch etwas fehlt. Du arbeitest gerne eigenständig und hast Spaß daran, wenn am Ende alles sauber organisiert ist.

• Erfahrung mit Angeboten, Rechnungen oder Auftragsabwicklung ist ein großes Plus. Gute Deutschkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit Zahlen und gängigen Office-Tools setzen wir voraus.Vorteile

Ihre ersten Monate bei LikeGroup

In den ersten Monaten übernehmen Sie eigenverantwortlich die Erstellung von Angeboten und steuern die Rechnungsstellung für unsere laufenden Kampagnen. Sie stimmen sich eng mit dem Team ab und sorgen dafür, dass administrative Abläufe reibungslos funktionieren. Wenn Sie einen Großteil der Anforderungen erfüllen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.