Kaufmännische Assistenz Buchhaltung & Operations (m/w/d) in Teilzeit 100 % Remote

Du suchst eine Teilzeitrolle, in der du nicht nur Belege sortierst, sondern wirklich Verantwortung übernimmst?

Dann unterstütze uns als zentrale Schnittstelle für Buchhaltung, Verträge, Organisation und operative Themen im Managementumfeld. Du sorgst dafür, dass Zahlen, Dokumente, Fristen und Prozesse sauber strukturiert sind und hilfst gleichzeitig dabei, interne Abläufe weiterzuentwickeln.

Dabei arbeitest du 100 % remote, eng mit unserem Management zusammen und bekommst eine vielseitige Rolle mit viel Eigenverantwortung, Vertrauen und direktem Einblick in zentrale Unternehmensentscheidungen.

Wenn du strukturiert arbeitest, gerne Verantwortung übernimmst und Lust hast, Buchhaltung, Organisation und Unternehmensaufbau miteinander zu verbinden, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Aufgaben

Auf diese spannenden Aufgaben darfst du dich freuen:

• Buchhaltung & vorbereitende Finanzprozesse: Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, prüfst Eingangs und Ausgangsrechnungen, strukturierst Belege und sorgst dafür, dass finanzrelevante Unterlagen sauber und vollständig vorbereitet sind.
• Rechnungen, Zahlungen & Zahlungsübersicht: Du unterstützt bei der Erstellung und Prüfung von Rechnungen, behältst offene Posten im Blick und sorgst für eine transparente Übersicht über Zahlungen, Fristen und wiederkehrende Kosten.
• Vertragsmanagement & Dokumentenprüfung: Du prüfst Verträge, Angebote und Vereinbarungen auf Vollständigkeit, Fristen und kaufmännische Eckpunkte. Dabei stellst du sicher, dass wichtige Dokumente sauber abgelegt, nachvollziehbar strukturiert und bei Bedarf schnell verfügbar sind.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung: Du unterstützt unser Management im operativen Tagesgeschäft, bereitest Informationen auf, koordinierst Aufgaben und hilfst dabei, Themen strukturiert voranzubringen.
• Unterstützung bei Sonderprojekten: Du arbeitest an wechselnden operativen und strategischen Themen mit, recherchierst Informationen, bereitest Entscheidungen vor und unterstützt bei Projekten, die direkt zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen.
• Prozessaufbau & Struktur: Du hilfst dabei, interne Abläufe rund um Buchhaltung, Verträge, Dokumentation und Verwaltung weiterzuentwickeln. Ziel ist es, Prozesse klarer, effizienter und skalierbarer zu machen.
• Kommunikation mit externen Partnern: Du bist bei Bedarf Schnittstelle zu Steuerberatung, Dienstleistern, Banken, Versicherungen oder weiteren externen Ansprechpartnern und sorgst für eine verlässliche Kommunikation und Nachverfolgung.
• Organisation & Überblick: Du hältst Termine, Fristen, Dokumente und Aufgaben im Blick und sorgst dafür, dass administrative Themen nicht liegen bleiben, sondern strukturiert und zuverlässig umgesetzt werden.

Qualifikation

Das lässt uns hellhörig werden:

• Buchhaltungsverständnis & Zahlengefühl: Du bringst mindestens 5 Jahre Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung oder kaufmännischen Administration mit und hast ein gutes Verständnis für Zahlen, Belege, Fristen und finanzrelevante Prozesse.
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare praktische Erfahrung im Bereich Finance, Assistenz oder Operations.
• Struktur & Genauigkeit: Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und strukturiert. Gerade bei Rechnungen, Verträgen, Fristen und Dokumenten hast du ein gutes Auge für Details.
• Verantwortungsbewusstsein & Diskretion: Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und weißt, dass Genauigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion in dieser Rolle besonders wichtig sind.
• Organisation & Überblick: Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick, priorisierst sinnvoll und sorgst dafür, dass Aufgaben sauber nachverfolgt und abgeschlossen werden.
• Hands on Mentalität: Du packst gerne mit an, übernimmst Verantwortung für operative Themen und bringst dich aktiv dabei ein, Abläufe effizienter und Prozesse im Alltag kontinuierlich zu verbessern.
• Kommunikation & Zusammenarbeit: Du kommunizierst klar, verbindlich und professionell mit Management, unseren Teams, Steuerberatung, Dienstleistern und weiteren externen Partnern.
• Digitale Arbeitsweise: Du arbeitest sicher mit gängigen Office Tools und hast idealerweise Erfahrung mit Buchhaltungs, Dokumentenmanagement oder Projektmanagement Tools.
• Nice to have: Erfahrung in einem Start up, KMU oder dynamischen Umfeld, erste Berührungspunkte mit Vertragsmanagement, Banking, DATEV, Lexoffice, sevDesk oder vergleichbaren Tools.

Benefits

Mehr als “nur” ein spannender und abwechslungsreicher Job

• 100 % Remote in Teilzeit: Du arbeitest vollständig remote und übernimmst eine verantwortungsvolle Teilzeitrolle (20 Stunden/Woche) mit klarer Aufgabenstruktur und der nötigen Flexibilität, um Arbeit und Alltag gut miteinander zu verbinden.
• Nähe zur Geschäftsführung: Du arbeitest direkt mit unserem Management zusammen, bekommst Einblick in zentrale Unternehmensentscheidungen und unterstützt dort, wo wirklich etwas bewegt wird.
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Dich erwartet eine Mischung aus Buchhaltung, Organisation, Vertragsmanagement und operativer Unterstützung. Kein reines Abarbeiten, sondern eine vielseitige Rolle mit echtem Überblick.
• Gestaltungsspielraum: Du bringst eigene Ideen ein, hilfst beim Aufbau sauberer Prozesse und sorgst dafür, dass interne Abläufe klarer, effizienter und besser steuerbar werden.
• Hohe Eigenverantwortung: Wir vertrauen dir vom ersten Tag an und geben dir die Freiheit, Themen selbstständig zu strukturieren, nachzuhalten und voranzubringen.
• Kurze Entscheidungswege: Du arbeitest in einem Umfeld mit direkter Kommunikation, schnellen Abstimmungen und pragmatischer Umsetzung.
• Moderne Arbeitsweise: Du arbeitest mit digitalen Tools, klaren Prozessen und einem Team, das offen für bessere Lösungen und sinnvolle Automatisierung ist.
• Langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten: Du bekommst eine langfristig angelegte Rolle, in der du mit dem Unternehmen wachsen und Schritt für Schritt mehr Verantwortung übernehmen kannst.