- Du koordinierst und organisierst den reibungslosen Ablauf unseres Office Managements über mehrere Standorte hinweg und bringst eigene Ideen zur Optimierung ein.
- Du steuerst und koordinierst externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Facility Services, Lieferanten) und stellst eine gute Zusammenarbeit sicher.
- Du unterstützt beim Beschaffungsprozess (Bedarfserfassung, Bestellungen, Lieferantenkoordination) und behältst dabei Kosten und Lieferfristen im Blick.
- Du koordinierst Geschäftsreisen inkl. Planung und Buchung unter Effizienz- und Kostenaspekten.
- Du unterstützt bei der Weiterentwicklung unserer Dokumenten- und Ablagestrukturen.
- Du stellst eine professionelle Post- und Kommunikationsorganisation (physisch und digital) sicher.
- Du unterstützt bei der Planung und Nutzung von Büro- und Besprechungsräumen.
- Du organisierst die Bewirtung von Gästen und unterstützt bei der Betreuung von Geschäftspartnern vor Ort.
- Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von internen und externen Events und übernimmst Teilaufgaben eigenständig.
- Du analysierst administrative Abläufe und bringst dich aktiv in Prozessverbesserungen ein.
- Du prüfst und vorkontierst Eingangsrechnungen und stimmst dich eng mit der Finanzbuchhaltung ab.
- Du unterstützt bei der Kassenführung sowie bei der Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen.
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