Koordinator Kundenservice und Auftragsabwicklung (m/w/d)

Vollzeit | Standort Eichenzell

Mr. Lunch versorgt Unternehmen über Essensautomaten und eine digitale Online-Kantine mit frisch gekochten Gerichten. Hinter jeder Lieferung stehen viele abgestimmte Abläufe: Kundenbestellungen müssen vollständig sein, die Küche benötigt verlässliche Mengen, die Fahrer brauchen korrekte Packlisten und neue Automatenstandorte müssen sorgfältig vorbereitet werden.

Für die Koordination dieser Abläufe suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die Informationen zusammenführt, Verantwortung übernimmt und auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick behält.

Deine Aufgaben

Kundenservice und Reklamationen

• Du bist Ansprechpartner für unsere Bestandskunden.
• Du bearbeitest Fragen, Änderungswünsche und Reklamationen.
• Du prüfst den jeweiligen Vorgang und koordinierst die Klärung mit Küche, Fahrern, Vertrieb oder Technik.
• Du hältst unsere Kunden über den Bearbeitungsstand auf dem Laufenden.
• Du dokumentierst Ursachen, vereinbarte Maßnahmen und Ergebnisse.
• Du stellst sicher, dass offene Vorgänge nicht liegen bleiben, sondern vollständig abgeschlossen werden.
• Du erkennst wiederkehrende Probleme und gibst diese zur Verbesserung unserer Abläufe weiter.

Vorbereitung der Auslieferungen

• Du erstellst die Pack- und Auslieferungslisten für unsere Fahrer.
• Du gleichst Bestellungen, Liefermengen, Kundenstandorte und Touren miteinander ab.
• Du berücksichtigst Besonderheiten und Vereinbarungen einzelner Kunden.
• Du kontrollierst die Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität.
• Du stellst Küche und Fahrern alle benötigten Informationen rechtzeitig zur Verfügung.
• Du koordinierst kurzfristige Änderungen bei Mengen, Terminen oder Lieferorten.
• Du bearbeitest Rückmeldungen aus den Touren und veranlasst notwendige Folgemaßnahmen.

Koordination mit der Küche

• Du übermittelst der Küche die benötigten Bestell- und Liefermengen.
• Du stimmst Verfügbarkeiten, Produktionsmengen und Besonderheiten ab.
• Du klärst Abweichungen zwischen Bestellung, Produktion und Auslieferung.
• Du sorgst dafür, dass Änderungen alle beteiligten Mitarbeiter rechtzeitig erreichen.
• Du kontrollierst, ob die erforderlichen Informationen und Freigaben vollständig vorliegen.

Planung neuer Automatenstandorte

• Du übernimmst neue Kunden nach dem Vertragsabschluss aus dem Vertrieb.
• Du sammelst alle benötigten Kunden-, Standort- und Termininformationen.
• Du koordinierst die weiteren Schritte mit Vertrieb, Technik, Küche und Fahrdienst.
• Du planst den Aufstellungstermin, die Erstbefüllung und die Aufnahme in die regelmäßige Belieferung.
• Du behältst Zuständigkeiten und offene Aufgaben bis zur vollständigen Umsetzung im Blick.
• Du informierst alle beteiligten Bereiche über den aktuellen Stand.

Versand von Testessen

• Du erhältst die Anfragen für Testessen aus dem Vertrieb.
• Du prüfst Empfänger, Liefertermin, gewünschte Gerichte und weitere Anforderungen.
• Du stimmst die Zusammenstellung mit der Küche ab.
• Du bereitest den Versand vor und stellst eine rechtzeitige Übergabe sicher.
• Du dokumentierst den Versand und informierst den Vertrieb.
• Du kümmerst dich bei Zustellproblemen um die weitere Klärung.

Daten und Arbeitsabläufe

• Du pflegst Kunden-, Bestell-, Liefer- und Standortdaten.
• Du führst digitale Übersichten und hältst offene Aufgaben nach.
• Du stellst sicher, dass alle beteiligten Bereiche mit aktuellen Informationen arbeiten.
• Du wirkst an der Digitalisierung und Verbesserung unserer Arbeitsabläufe mit.
• Du nutzt nach deiner Einarbeitung auch Anwendungen auf Grundlage künstlicher Intelligenz, um Informationen aufzubereiten und wiederkehrende Aufgaben effizienter zu bearbeiten.
• Du prüfst digital erstellte Ergebnisse eigenständig auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Das bringst du mit

• eine kaufmännische Ausbildung oder passende Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, Kundenbetreuung, Disposition oder Logistik
• Erfahrung in der Koordination mehrerer gleichzeitig laufender Vorgänge
• eine schnelle Auffassungsgabe und die Bereitschaft, dich in neue Themen einzuarbeiten
• eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden und klare Prioritäten zu setzen
• ein verbindliches und freundliches Auftreten gegenüber Kunden
• Sicherheit im Umgang mit Reklamationen und kurzfristigen Änderungen
• einen routinierten Umgang mit E-Mail, Tabellen, digitalen Dokumenten und internetbasierten Programmen
• Interesse an Digitalisierung, Automatisierung und künstlicher Intelligenz
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du musst nicht aus der Lebensmittelbranche kommen. Wichtiger ist, dass du komplexe Abläufe schnell verstehst, Informationen aktiv einholst und Aufgaben konsequent bis zum Abschluss verfolgst.

Die Position passt zu dir, wenn du

• gerne organisierst und Verantwortung übernimmst,
• mehrere Vorgänge parallel koordinieren kannst,
• bei Veränderungen lösungsorientiert reagierst,
• nicht auf fehlende Informationen wartest, sondern selbst nachfasst,
• sicher und gerne mit digitalen Anwendungen arbeitest,
• neue Programme und Arbeitsweisen schnell erlernst,
• auch in arbeitsreichen Situationen freundlich und verbindlich bleibst.

Das bieten wir dir

• eine unbefristete Vollzeitstelle
• eine verantwortungsvolle Schnittstellenposition
• abwechslungsreiche Aufgaben mit eigenem Gestaltungsspielraum
• eine gründliche Einarbeitung in unsere Systeme und Abläufe
• moderne und stark digitalisierte Arbeitsprozesse
• die Möglichkeit, Abläufe aktiv weiterzuentwickeln
• kurze Entscheidungswege und eine direkte Zusammenarbeit mit den beteiligten Bereichen
• ein E-Bike
• ein Gesundheitspaket
• Mittagsverpflegung

Arbeitsort

Du arbeitest an unserem Standort in Eichenzell. Da du dich täglich mit Küche, Fahrern und Vertrieb abstimmst, ist deine Anwesenheit vor Ort erforderlich.

Deine Bewerbung

Sende uns deinen Lebenslauf und folgende Angaben:

• möglicher Eintrittstermin
• Gehaltsvorstellung
• bisherige Erfahrung in der Auftragsabwicklung oder Koordination
• Programme und digitale Anwendungen, mit denen du bisher gearbeitet hast

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.