Mitarbeiter (m/w/d) für die Geschäftsbereichsleitung Personal - Schwerpunkt Sekretariat in Vollzeit

Die Kassenärztliche Vereinigung sichert von Potsdam aus die ambulante medizinische Versorgung in Brandenburg und versteht sich als engagierter Interessenvertreter und Dienstleister für die über 5.000 ambulant tätigen Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten im Land Brandenburg.

Der Geschäftsbereich Personal verantwortet unter anderem die Aufgaben Recruiting, Entgeltabrechnung und Personalverwaltung. Zur Verstärkung unseres Bereiches suchen wir eine zuverlässige sowie verantwortungsbewusste Unterstützung für die einhergehenden Aufgaben in der direkten Zusammenarbeit mit der Geschäftsbereichsleitung. Sie arbeiten strukturiert, gewissenhaft und behalten stets einen gesicherten Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, vorerst befristet für zwei Jahre, einen

Mitarbeiter (m/w/d) für die Geschäftsbereichsleitung Personal

- Schwerpunkt Sekretariat

Ihre Aufgaben

Zentrale Koordination und Organisation des Sekretariats Personal sowie Sicherstellung strukturierter und reibungsloser Abläufe im Geschäftsbereich und einer verlässlichen organisatorischen Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung:

• Koordination und Qualitätssicherung eingehender Vorgänge: Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit sowie Nachforderung fehlender Informationen und Unterlagen unter Berücksichtigung von Fristen, Zuständigkeiten und Bearbeitungsständen
• Steuerung des Post- und Vorgangsmanagements: strukturierte Erfassung, Zuordnung, Weiterleitung und Nachverfolgung von Ein- und Ausgang sowie Sicherstellung eines jederzeit nachvollziehbaren Bearbeitungsweges
• Steuerung des Informations- und Kommunikationsflusses innerhalb des Geschäftsbereichs sowie zu internen und externen Stellen und Erledigung von Korrespondenzaufträgen
• vorausschauende Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Terminmanagement der Geschäftsbereichsleitung einschließlich Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen sowie Protokollführung
• Unterstützung und Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen im Wissensmanagement und bei der Digitalisierung

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufm. Berufsausbildung mit nachgewiesener praktischer Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung alternativ im Personalbereich (z.B. Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement; Personalfachkauffrau (m/w/d))
• einschlägige Erfahrungen auf einer vergleichbaren Position im Bereich Assistenz oder Vorzimmer werden vorausgesetzt
• Kenntnisse im Arbeits- und Tarifrecht wünschenswert
• versierter Umgang mit MS-Office (einschl. Sharepoint)
• sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgezeichnetem Zeit- und Prioritätenmanagement
• hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein kombiniert mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, Vertraulichkeit und Verschwiegenheit
• in Vollzeit (39,5 h/Woche) oder Teilzeit (mindestens 35 h/Woche)

Neben einer fairen und transparenten Vergütung nach TV-L (Entgeltgruppe 6) bietet Ihnen die KVBB zusätzlich vermögenswirksame Leistungen, eine Jahressonderzahlung gemäß TV-L sowie eine betriebliche, zu 100 % arbeitgeberfinanzierte Altersversorgung. Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitmodelle (Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto), sowie 30 Tage Jahresurlaub und zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. Zudem fördern wir Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch qualifizierte Schulungen und unterstützen Ihre Gesunderhaltung aktiv durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement. Darüber hinaus erhalten die Beschäftigten der KVBB Zugang zu den Angeboten des Programms Benefits.me.

Über die Zweijahresbefristung hinaus sind wir an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert und freuen uns darauf, Sie in unserem Team willkommen zu heißen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 08.10.2026 über den Button „Bewerben“ unterhalb dieser Stellenausschreibung. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die KVBB (Art. 13 und 14 DSGVO) finden Sie unter http://www.kvbb.de/datenschutz.