Mitarbeiter/-in Backoffice (m/w/d) - Organisationstalent mit Überblick gesucht

Mehr als nur Technik – Wir schaffen Sicherheit und Effizienz

Kunden und Technologien sind unsere Leidenschaft! Als Deutschlands herstellerunabhängiger Spezialist für Gaswarntechnik, Prozessanalysen-, Elektro- und Brandmeldetechnik ist die T.O.M. technologies GmbH der verlässliche Partner für Industrie, Infrastruktur und öffentliche Auftraggeber.

Wir planen, realisieren und betreuen anspruchsvolle technische Anlagen mit dem Ziel, unseren Kunden den Rücken freizuhalten, damit sie sich voll auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Dabei verbinden wir jahrelange Expertise mit einer agilen Arbeitsweise. Durch die intelligente Synchronisation verschiedener Disziplinen schaffen wir echten Mehrwert in der Projektabwicklung und Instandhaltung.

Wir wachsen weiter – und genau hier kommst du ins Spiel! Wenn DuTeil eines dynamischen Teams werden möchtest, das Innovation lebt und Wertschätzung großschreibt, freuen wir uns auf Deine Unterstützung in unserem Backoffice. Gestalte gemeinsam mit uns die Zukunft eines Unternehmens, in dem technologische Präzision auf ein familiäres Umfeld trifft.

Aufgaben

Organisation & Büromanagement

• Verwaltung von Kalendern und Terminen
• Organisation von Dienstreisen und Unterkünften
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• Betreuung zentraler E-Mail-Postfächer und Telefonanfragen
• Allgemeine Büroorganisation und Administration

Vertrieb & Projektunterstützung

• Unterstützung bei Akquise- und Vertriebsaktivitäten
• Unterstützung bei der Angebotserstellung
• Bearbeitung von Auftragseingängen
• Pflege von Kunden- und Projektdaten
• Unterstützung bei der Projektorganisation
• Terminverfolgung und Wiedervorlagen

Beschaffung & Administration

• Unterstützung bei Bestellungen und Beschaffungsvorgängen
• Einholen und Verwalten von Angeboten
• Dokumentenmanagement und Ablagestrukturen
• Unterstützung bei der Pflege unseres integrierten Managementsystems (IMS)
• Pflege und Verwaltung projektbezogener Dokumentationen

Rechnungen & kaufmännische Prozesse

• Vorbereitung von Rechnungen
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung
• Pflege kaufmännischer Daten
• Unterstützung bei Auswertungen und internen Prozessen
• Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten und Fristen

Qualifikation

Das bringst du mit

Persönlich

• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Eigenverantwortung und Selbstständigkeit
• Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Belastbarkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen
• Lösungsorientiertes Denken
• Sicheres und professionelles Auftreten

Fachlich

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Gute Kenntnisse in Outlook, Word und Excel
• Erfahrung im Backoffice oder in administrativen Tätigkeiten
• Technisches Grundverständnis wünschenswert

Benefits

Was dich bei uns erwartet

• Sicherer Hafen: Eine unbefristete Festanstellung in einem wachsenden Tech-Unternehmen.
• Gesundheit & Vorsorge: Betriebliche Krankenzusatzversicherung und betriebliche Altersvorsorge.
• Mobilität: Dein eigenes Jobrad für den Weg ins Büro oder in die Freizeit.
• Modern arbeiten: Top-Ausstattung, moderne Arbeitsmittel und ein familiäres, wertschätzendes Miteinander.
• Echte Mitsprache: Kurze Entscheidungswege, eigenverantwortliches Arbeiten und Raum, um aktiv das Wachstum mitzugestalten.
• Persönliche Perspektiven: Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und regelmäßige Teamevents, die zusammenschweißen.

Kunden und Technologien sind unsere Leidenschaft – mach diese zu deinem Beruf! Werde Teil unseres Teams und unterstütze uns bei der erfolgreichen Umsetzung spannender Projekte in der Gaswarn-, Prozessanalysen-, Elektro- und Brandmeldetechnik. Wir freuen uns auf dich! Gestalte die Zukunft der Elektro- und Netzwerkinstallationen mit uns! Sei unser Organisationstalent im Backoffice-Team und bring frischen Wind in unsere Projekte. Bewirb dich jetzt bei T.O.M. technologies GmbH!