Mitarbeiter:in Sekretariat (m/w/d) 15-20 Std./Woche

• Strukturierte Einarbeitung & offene Kommunikation auf Augenhöhe
• Gemeinschaftliches Miteinander, wertschätzende Zusammenarbeit bei flachen Hierachien
• Mobilität: Zuzahlung zum VBB-Firmenticket
• Betriebliche Altersvorsorge zur Absicherung deiner Zukunft
• Corporate Benefits: nutzen Sie unsere Rabatte in ausgewählten Online-Shops
• Optionales Mittagsessen Dienstags und Freitags durch unseren Caterer 
• An deinem Geburtstag arbeitest du nur in der ersten Tageshälfte - den Nachmittag schenkt dir der Arbeitgeber zum feiern!
• Geldwertgutscheine zu Geburtstag und Jubiläen. 
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Koordination aller anfallenden Aufgaben des Tagesgeschäfts
• Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage
• Kopier- und Scanaufgaben
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen
• Sichtbarmachen von Ergebnissen und Bearbeitungsständen des Bürobereichs
• Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner

• Selbstständige Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon)
• Vertragswesen, Versicherungsunterlagen:
• Organisation von Inkasso-, Schadens- und Versicherungsfällen
  • Anpassung von Verträgen unter rechtlichen und versicherungsmäßigen Gesichtspunkten
• Datenbankpflege:
  • Pflege von Kita-Daten und Unterlagen in Leandoo, ISBJ, etc.
  • Nachkommen von Mitteilungspflichten gegenüber Behörden
• Organisation von Arbeitsschutzstrukturen
• Unterstützung bei internen organisatorischen Abläufen und Projekten
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen (inkl. Protokolle)
• Bestellwesen:
  • Angebotsrecherche
  • Organisation der Bestellartikel: Bürobedarf und Mitarbeiterverpflegung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise <5 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, Empfang oder Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit MS365-Anwendungen
• Erfahrungen in der Verwaltung eines gemeinnützigen Bereichs von Vorteil 
• Kenntnisse im Vertragsrecht und Versicherungswesen von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Du arbeitest lösungsorientiert und mit Blick fürs Ganze – die Verwaltung ist für dich kein Selbstzweck, sondern ein aktiver Beitrag zur Qualität und Stabilität unserer pädagogischen Arbeit
• Freundliche, verbindliche Kommunikation und ein offener, teamorientierter Umgang
• Eigeninitiative & Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du behältst den Überblick - und sorgst dafür, dass alles rundläuft.

Als Mitarbeiter:in im Sekretariat bist du eine wichtige Anlaufstelle und Knotenpunkt in unserem Unternehmen. Du unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinierst Termine, bearbeitest Korrespondenzen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig dort ankommen, wo sie benötigt werden.

Du arbeitest strukturiert, denkst mit und behältst auch in arbeitsreichen Zeiten den Überblick. Mit deiner freundlichen und serviceorientierten Art bist du Ansprechpartner:in für Kolleg:innen, Kund:innen und externe Partner.

Du organisierst gerne, arbeitest sorgfältig und hast Freude daran, Abläufe zu koordinieren und den Arbeitsalltag aktiv zu unterstützen. Dabei bringst du Eigeninitiative mit, erkennst, wo Unterstützung benötigt wird, und packst selbstständig an.

Wenn du Lust auf ein wertschätzendes Team hast, in dem man sich auf Augenhöhe begegnet, Verantwortung übernimmt und gemeinsam an einem erfolgreichen Miteinander arbeitet, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

• Berufliche Perspektive: 12 Monate im Vertrag im ersten Jahr befristet mit der Option auf Entfristung bei beidseitigem Intersse. 
• Vertragliche Wochenarbeitszeiten: Teilzeit (15-20h ) wählbar
• Wettbewerbsfähiges Gehalt: je nach Qualifikation und Erfahrung ist für die Position eine monatliche Vollzeit-Bruttogehaltsspanne von 3.100,00 € bis zu 3500,00 € (VZÄ) vorgesehen.

• Ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Eigenverantwortung
• Moderne Arbeitsbedingungen
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Weiterbildungsmöglichkeiten