Office Admin Assistant / Receptionist

Our client, an automotive company, is recruiting for an Office Admin Assistant/ Receptionist to join their project in Germany.

Responsibilities:

• Selbständige Verantwortung von allgemeine Büro -Rezeption, z.B. POST, Besucher, und Vorbereiten von Meetingraum für Meeting mit Besucher

• Tägliche Verwaltungen von Büro -, Arbeitsumgebung - und Firmeneigentum, so wie auch Sauberkeit und Sicherstellung der allgemeinen Ordnung

• Als Ansprechpartner zum Vermieter, um die Funktionen der Heizungs -, Lüftungs -, Sanitär -, Elektro - und weiterer technischer Anlagen in Büro sicherzustellen

• Beschaffung von allgemeinem Bürobedarf und sicherstellen von Beschaffung -, Lagerungen -, Aus - und Rückgabe und Abrechnungsarbeiten

• Selbständige Bearbeitung von allen Rechnungen von HR & Admin Abteilungen in OA

• Bearbeiten und Unterstützen alle Kostenerstattlungsrechnungen für Vorgesetzter

• Mitarbeiten und unterstützen Unternehmensveranstaltungen und Events

• Als Teil des HR & Admin Team, Vertretung von alle Büro Admin Aufgaben für Abwesenheiten

• Unterstützung in Übersetzung und kurzzeitige Aufgabe, so wie Projekt im HR & Admin Bereich.

Independent responsibility of general office reception, e.g. POST, visitors, and prepare meeting room for meeting with visitors

Daily management of office, work environment and company property, as well

Cleanliness and ensuring general order

As a contact person for the landlord to explain the functions of the heating, ventilation, sanitary, to ensure electrical and other technical systems in the office

Procurement of general office supplies and ensuring procurement, storage, issue and return and invoicing work

Independent processing of all invoices from HR & Admin departments in OA

Process and support all expense reimbursement invoices for supervisors

Collaborate and support corporate functions and events as part of the HR & Admin Team, deputizing for all office admin tasks absences

Assist in translation and short -term assignment, such as projects in HR & admin Area.

Qualifications: 

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mindesten 1 Jahre Praxiserfahrung im Bereich Bürosachbearbeiter oder Assistent oder Büroverwaltung

• Aufgeschlossene Persönlichkeit mit sicherem Auftreten, sehr gute Kommunikationsweise

• Selbständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise

• Teamfähigkeit, hohe Sozialkompetenz und Freude am Umgang mit Menschen

• Sie können mit Ihren sehr guten MS Office -Kenntnisse überzeugen

• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Successfully completed commercial vocational training or business administration

University degree or a comparable qualification

At least 1 year of practical experience in the field of office clerk or assistant or office administration

Open -minded personality with a confident demeanor, very good communication skills

Independent, solution -oriented and structured way of working

Ability to work in a team, high social skills and pleasure in dealing with people

You can convince with your very good MS Office skills

Very good knowledge of German and good knowledge of English

If you know of anyone within your network who may also be interested in this position, would you please forward this ‘Email & Role’ to them.

Please note:

1. That we do all we can to respond to all applications but if we have not contacted you within 2 days following your application - its likely we have not shortlisted your cv for the position.

2. Manning Global cannot consider your application for this role if you are working for the customer we are recruiting for

3. If you are working for the client we are representing, but have confirmation you are leaving a permanent or contract position, please discuss this with us, so we can discuss representation with you.

4. This email and any files transmitted with it are confidential and intended solely for the use of the individual or entity to whom they are addressed. If you have received this email in error please notify the originator of the message. Any views expressed in this message are those of the individual sender.

Group Head Office

Manning Global AG

Hohenzollernstraße 60, 80801 Munich, Germany

Sitz der Manning Global AG: München, HRB 170058 Amtsgericht München, Vorstandsvorsitz: Rachael Manning

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