Office & Contract Administration Specialist (m/w/d)

Deine Rolle bei uns

In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.

In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:

• Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
• Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
• Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung)
• Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
• Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
• Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
• Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
• Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
• Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
• Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support

• Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
• Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
• Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
• Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
• Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
• Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub
• Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
• Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
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