Office & Licensing Assistant (Film & Medien)

Über Picture Tree International

Die Picture Tree International GmbH ist ein international führendes Weltvertriebs- und Filmvertriebsunternehmen, das hochwertige Spiel- und Dokumentarfilme weltweit vertritt. Wir arbeiten eng mit Produzenten, Verleihern, Fernsehsendern, Streaming-Plattformen und Filmfestivals zusammen, um außergewöhnliche Filme einem internationalen Publikum zugänglich zu machen.

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Persönlichkeit als Office & Licensing Assistant. In enger Zusammenarbeit mit dem Accounting & Controlling Manager unterstützen Sie den operativen Tagesbetrieb des Unternehmens und übernehmen Aufgaben in den Bereichen Lizenzmanagement, Office Management, Projektkoordination, CRM-Verwaltung, Fördermittelmanagement sowie digitale Prozessoptimierung.

Diese Position bietet eine spannende Gelegenheit für Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, Prozesse verbessern und Teil der internationalen Filmbranche sein möchten.

Aufgaben

• Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts sowie Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe.
• Organisation und Koordination von Meetings, Geschäftsreisen, Dienstleistern und Firmenveranstaltungen.
• Pflege digitaler Ablagesysteme, Unternehmensunterlagen und interner Dokumentationen.
• Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Lizenzverträgen sowie im Rights Management.
• Pflege von Lizenzdatenbanken sowie Überwachung von Vertragsfristen, Verlängerungen und Deliverables.
• Verwaltung und Pflege des Monday.com CRM sowie interner Projektmanagement-Systeme.
• First-Level-IT-Support sowie Koordination mit externen IT-Dienstleistern.
• Recherche und Unterstützung bei nationalen und internationalen Filmförderprogrammen.
• Kommunikation mit Produktionsfirmen, Verleihern, Fernsehsendern und weiteren Branchenpartnern.
• Unterstützung bei der Vorbereitung internationaler Filmfestivals, Filmmärkte und Unternehmensveranstaltungen.
• Mitwirkung bei der Einführung neuer digitaler Tools, Prozessoptimierungen und Workflow-Automatisierungen.
• Operative und administrative Unterstützung des Accounting & Controlling Manager.

Qualifikation

• Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder Projektkoordination, idealerweise in der Film-, Medien- oder Entertainmentbranche.
• Erfahrung im Lizenzmanagement, Rights Management oder in der Vertragsadministration.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Produktionsfirmen, Filmverleihern oder internationalen Sales Agents.
• Kenntnisse von Filmförderprogrammen sowie internationalen Filmmärkten.
• Sicherer Umgang mit KI-Tools, Workflow-Automatisierungen und digitalen Kollaborationsplattformen.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office sowie Erfahrung mit Work-Management- und CRM-Systemen (z. B. Monday.com).
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Problemlösungskompetenz sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten eigenständig zu setzen.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Die Möglichkeit, in einem international renommierten Filmvertriebsunternehmen tätig zu sein.
• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position mit Einblicken in verschiedene Unternehmensbereiche.
• Ein internationales, kreatives und kollegiales Arbeitsumfeld.
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• Mitarbeit an renommierten internationalen Filmfestivals und Filmmärkten.
• Moderne Büroräume im Herzen Berlins.