Office Assistant

Als Office Manager bist du verantwortlich für die effiziente Organisation und Koordination aller Büroabläufe und sorgst für eine produktive und angenehme Arbeitsumgebung. Neben den täglichen Aufgaben übernimmst du auch Sonderprojekte, wie aktuell den Büroumzug. In dieser Phase spielst du eine zentrale Rolle in der Planung, Kommunikation und Umsetzung des Umzugs, um einen reibungslosen Übergang für alle Mitarbeiter sicherzustellen.

Key Responsibilities:

• Beaufsichtigung der Instandhaltung und Organisation der Büroräume, einschließlich der Verwaltung von Büromaterial und -ausstattung, Sitzungsräumen, Sozialräumen usw.

• Koordinierung mit Verkäufern, Lieferanten und Dienstleistern und Überwachung des Dienstleistungsniveaus, um Qualität und Kosteneffizienz zu gewährleisten.

• Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Einführung optimierter Arbeitsabläufe zur Steigerung der Effizienz und Produktivität im Büro.

• Bearbeitung der Post sowie Koordination von Kurierdiensten

• Administrative und assistierende Aufgaben wie Abrechnung der Mitarbeiterverpflegung, Reisemanagement, Zeitenpflege usw.

• Empfangs- und Repräsentation Tätigkeiten, inklusive Begrüßung von Gästen und Betreuung des Empfangsbereichs.

Spezielle Aufgaben rund um den Büroumzug:

• Planung und Koordination des gesamten Umzugsprozesses inkl. Zeitplan, Kosten usw.

• Kommunikation mit Umzugsfirmen, Dienstleistern und Mitarbeitern

• Organisation der Logistik (Verpackung, Transport, Einrichtung)

• Sicherstellung der technischen Infrastruktur im neuen Büro

• Nachbereitung und Optimierung der neuen Bürostruktur

Skills and Experience

• Mehrjährige Berufserfahrung (>2 Jahre) in der Administration oder Office Management

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Outlook, Teams, Excel)

• Verantwortungsbewusstes und lösungsorientiertes Handeln mit unternehmerischem Denken

• Ausgeprägte Detailorientierung und sorgfältiger Umgang mit Daten

• Hervorragende Organisationsfähigkeit, Zeitmanagement und Priorisierungsfähigkeiten

• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (B2)

• Teamfähigkeit und proaktive Unterstützung von Kolleg:innen

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We are an innovative startup at the forefront of 3D-printed shoe technology, and we’re looking for passionate engineers to join our dynamic team. In this key role, you’ll have the opportunity to directly influence the future of how shoes are designed and produced, making your mark on an exciting and rapidly growing industry.


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