Office Management & Empfang bei Natsana in Düsseldorf (NRW)

Über uns

Mit Leidenschaft, Qualität und Innovationsgeist gestalten wir die Zukunft der Nahrungsergänzung – für mehr Gesundheit, mehr Lebensfreude und mehr Impact.
Mit natural elements, Nature Love und Feel Natural vereint Natsana drei der erfolgreichsten und wachstumsstärksten Marken im Bereich hochwertiger Nahrungsergänzung unter einem Dach. Seit 2025 haben wir mit der Bayer AG einen starken Partner gewonnen und sind mit gloryfeel zu einem Powerhouse mit vier einzigartigen Brands verschmolzen.
Unser Antrieb? Die Vision, Gesundheit und Wohlbefinden für alle zugänglich zu machen – mit natürlichen Produkten, die nicht nur höchste Standards erfüllen, sondern neue Maßstäbe im Markt setzen.
Unsere Mission: Den Alltag von Millionen Menschen in ganz Europa positiv zu beeinflussen – mit wissenschaftlich fundierter Ernährung, die sich einfach in jeden Haushalt integrieren lässt und langfristig zu mehr Lebensqualität beiträgt.

Warum wir?

Wir wachsen dynamisch, ambitioniert und voller Energie – mit einer Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung, Teamgeist und transparenter Kommunikation basiert. Wir glauben daran, dass echte Wirkung entsteht, wenn Leidenschaft, Exzellenz und Freude an der Arbeit zusammenkommen.
08/15? Das ist nicht unser Stil.
Wir suchen Mitgestalter:innen, die Verantwortung übernehmen, den Status quo hinterfragen und gemeinsam mit uns neue Wege gehen möchten.
Wenn du darauf brennst, den Status quo herauszufordern, mit deinen Ideen wirklich etwas zu bewegen und dabei Spaß und Leichtigkeit nicht zu kurz kommen sollen – dann bist du bei uns genau richtig.

Und jetzt konkret. Bei uns geht’s gerade um:

Office Management & Empfang (w/m/d)
Anstellung: Teilzeit/Vollzeit ab 30 Std., befristet (12 Monate), 5-Tage/Woche
Direkter Vorgesetzter: Senior People Operations Manager
Team: Office Management
Einsatzort: Im Büro in Düsseldorf

Deine Aufgaben

Du liebst es, wenn alles rundläuft – und sorgst dafür, dass genau das im Düsseldorfer Office passiert. Als zentrale Ansprechperson im Düsseldorfer Office sorgst du für einen reibungslosen Ablauf, einen professionellen Empfang und ein gut organisiertes Arbeitsumfeld. Du bist das Herzstück unseres Büros – serviceorientiert, vorausschauend und mit einem offenen Ohr für das Team.
Mit Organisationstalent, Herzlichkeit und einem Blick fürs Detail machst du unser Büro zu einem Ort, an dem sich alle willkommen fühlen – egal ob Kolleg*innen, Gäste oder Dienstleister. Du gestaltest den Alltag aktiv mit und bist für das Team da, bevor überhaupt jemand fragen muss.
Daraus ergibt sich ein vielseitiger Arbeitsalltag:

Du bist das Gesicht von gloryfeel x natsana in Düsseldorf und empfängst unsere Kolleg*innen, Gäste und Dienstleister freundlich und professionell.
• Du bist verantwortlich für den Bürobedarf und die passende technische Ausstattung.
• Du achtest auf Ordnung und Sauberkeit im Office, bringst dich proaktiv ein und hinterfragst sowie optimierst bestehende Abläufe.
• Du betreust die Telefonzentrale, kümmerst dich um die Postbearbeitung und verwaltest unsere Parkplatzorganisation.
• Du übernimmst Aufgaben in der Rechnungsbearbeitung: Empfang, Prüfung und Nachverfolgung von Rechnungen.
• Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf in unseren Konferenz- und Loungebereichen, inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Gästebewirtung.
• Du unterstützt im Office Management mit organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Du koordinierst externe Dienstleister, bestellst Materialien, prüfst Angebote und bist Ansprechperson für das Team bei organisatorischen Fragen.
• Du unterstützt die Geschäftsleitung / das P&C Team bei organisatorischen Aufgaben wie Meeting- und Reiseplanung.
• Du unterstützt bei der Organisation und Durchführung von internen Firmen-Events vor Ort im Düsseldorfer Office.

Dein Profil

Du hast idealerweise erste Erfahrung im Empfangs-, Office- oder Assistenzbereich gesammelt.
Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und serviceorientiert – auch im Trubel.
Du trittst offen, herzlich und professionell auf und hast Freude am Umgang mit Menschen.
Du bist organisiert, lösungsorientiert und gehst auch mal andere Wege, wenn es darauf ankommt.
Du scheust dich nicht vor körperlichem Einsatz – ob Paketannahme, kleine Botengänge oder das Umstellen von Möbeln – du packst mit an, wenn es nötig ist.
Du kennst dich mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) gut aus – und auch digitale Tools wie Monday schrecken dich nicht ab, sondern machen dir im besten Fall sogar Spaß.
Du hast Lust, gemeinsam mit dem Team Dinge voranzubringen und mitzugestalten.
Du sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch – schriftlich wie mündlich.

Was wir dir bieten

Du wirst ein wichtiger Teil unseres vielfältigen und aufgeschlossenen Teams, das sich gegenseitig unterstützt und besser macht 
30 bezahlte Urlaubstage – die du in Abstimmung mit deinem Vorgesetzten jederzeit nehmen kannst, wann immer es dir passt. Zusätzlich gibt es weitere unternehmensweite Feiertage
Wir wissen, dass Menschen unterschiedliche Lebensstile haben, deshalb haben wir flexible Arbeitszeiten ohne feste Kernzeiten. Du kannst deinen Arbeitstag so gestalten, wie es (unter Berücksichtigung der regulären Meetings) für dich, deine Familie und deine Bedürfnisse am besten passt
Workation: Du hast die Möglichkeit für eine gewisse Zeit aus der Europäischen Union zu arbeiten
Arbeiten mit bester Ausstattung (MacOS oder Windows) – plus umfangreiches Equipment fürs mobile Arbeiten
Wir lieben es, unsere Mitarbeitenden individuell wachsen zu sehen: Weiterbildungskurse, Konferenzen oder Bücher - wir unterstützen dich dabei!
Ein modernes Büro im Herzen von Düsseldorf & Hamburg mit sehr guter Anbindung an den Nahverkehr und guter Infrastruktur direkt nebenan (Parkmöglichkeiten vorhanden). Eine voll ausgestattete Küche und in Düsseldorf auch ein Massagesessel und ein eigenes Gym – alles für dich kostenlos
Und noch viele weitere Zusatzleistungen (Corporate Benefits, Urban Sports, Betriebliche Altersvorsorge, etc.)
Freie Kleiderwahl: Bei uns gibt es keinen Dresscode

Deine Bewerbung

Du willst ein Teil dieser Reise und unseres Dream-Teams sein? Dann lass uns gemeinsam Großes bewegen – wir freuen uns auf dich!
Wenn wir dein Interesse geweckt haben und du uns jetzt davon überzeugen möchtest, dass du genau richtig bei uns bist, dann sende uns gerne eine Bewerbung, die dir gerecht wird. Anschließend sind wir ganz gespannt auf ein Kennenlerngespräch per Videocall oder in unserem Büro.
Wir freuen uns auf dich!
Dein Gloryfeel x Natsana Team

Office Management & Empfang

Arbeitsbeschreibung - Office Management & Empfang