Office Management Assistant in Berlin (10-12 hours/ week)

[German version below]

Office Management Assistant in Berlin

10 hours/ week

9 of 10 international schools globally report that they do not have the resources to support the diverse needs of all learners. We are on a mission to change that. 

Who WE Are: 

From Berlin, the heart of Europe, to international schools and students around the globe, we offer tailored, comprehensive support to ensure the academic success and emotional well-being of all learners. Our diverse team of educators, therapists, and psychologists are committed to helping young people thrive and reach their highest potential, socially, emotionally, and academically. 

Who YOU Are: 

This role is ideal for a Werkstudent or Minijob and offers flexibility for students or individuals looking for part-time work (2 hours per day, Monday to Friday).

• YOU LOVE HELPING PEOPLE – You always go the extra mile to provide support to colleagues and clients. 


• YOU THRIVE ON ORGANIZATION – You are great at juggling multiple tasks and managing your time effectively. 


• YOU ARE A SELF-STARTER – You are ready to roll up your sleeves and get stuff done! You are proactive in identifying needs and solving problems. 


• YOU ARE A TEAM PLAYER - Your strong communication and collaboration skills and your positive attitude contribute to a supportive environment for everyone around you. 

As the Office Management Assistant,  you play a key role in ensuring smooth daily operations of the Linden office. Your responsibilities include office organization and maintenance, managing supplies, overseeing basic administrative tasks, and supporting team events. As a member of the Linden team, you are expected to work with utmost confidentiality, professionalism, warmth, and genuine care for team members and all of our customers.

Your responsibilities will include but are not limited to:

Office Organization & Maintenance

• Open and prepare the office each day


• Restock office supplies (e.g., stationery, coffee, snacks) and handle small purchases


• Ensure meeting rooms and common areas are tidy and ready for use


• Handle minor repairs and coordinate with service providers when needed


• Manage incoming and outgoing post

Basic Administrative & Support Tasks

• Assist with printing needs and ensure printers are functioning properly


• Occasionally support with social media posting or printing marketing materials


• Answer and redirect phone calls as needed

Guest & Event Support

• Prepare the office space for guests, ensuring it is welcoming and ready for clients


• Assist in setting up meetings, small events, and food arrangements

General Assistance

• Provide hands-on support to the team as needed with small organizational tasks

What YOU bring:

• Educational Background and Experience: You are currently pursuing a degree at a university or institute of higher learning, or you are looking for a flexible part-time position suitable for a Minijob.


• Computer Skills:
  
  
  
  • Proficiency in Google Suite
  
  
  • Familiarity with Canva is a plus
  
  
  
  


• Communication Skills & Language Proficiency: You have strong verbal and written communication and interpersonal skills in German (C1/ C2 level) and solid English knowledge (minimum B1 level). Additional languages are a plus. You are comfortable communicating on the phone. 

What WE offer:

• Purpose & Impact: Your work has a direct positive impact on children's lives. Your voice matters, and we value feedback and collaborative work. You will have the opportunity to actively shape the development of our company.


• Professional development: Enhance your skill set by taking part in a variety of in-house learning opportunities. We know that your personal and professional development are essential to our collective success.


• International Dream team: Work with a highly motivated, kind-hearted international team and expand your professional network by collaborating with our experienced team of global innovators and champions of student inclusion


• Open company culture: We love celebrating our achievements! We have a fun, uplifting work environment, exemplified by our weekly celebratory breakfast. We embrace new ideas and perspectives with enthusiasm, curiosity, and kindness.

Our commitment to inclusion, equity and belonging:

We welcome applicants from all corners of the globe who share our values and can contribute to our mission. People from BIPOC, LGBTQ+, and other underrepresented communities are strongly encouraged to apply. Even if you don't see a perfect match, if you believe you're a strong candidate, please don't hesitate to apply.

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Office Management Assistenz (m/w/d)

10 Stunden/Woche

9 von 10 internationalen Schulen weltweit berichten, dass sie nicht über die Ressourcen verfügen, um die vielfältigen Bedürfnisse aller Lernenden zu unterstützen. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, das zu ändern.

Wer WIR sind:
Von Berlin, dem Herzen Europas, bis hin zu internationalen Schulen und Schüler*innen auf der ganzen Welt bieten wir maßgeschneiderte, umfassende Unterstützung, um den schulischen Erfolg und das emotionale Wohlbefinden aller Lernenden zu gewährleisten. Unser vielfältiges Team aus Pädagog*innen, Therapeut*innen und Psycholog*innen setzt sich dafür ein, jungen Menschen zu helfen, sozial, emotional und akademisch aufzugehen und ihr volles Potenzial zu entfalten.

Wer DU bist:

Diese Rolle ist ideal für einen Werkstudenten oder Minijob und bietet Flexibilität für Studierende oder Personen, die nach Teilzeitarbeit suchen (2 Stunden pro Tag, Montag bis Freitag).

DU LIEBST ES, MENSCHEN ZU HELFEN – Du gehst immer die Extrameile, um Kolleg*innen und Kund*innen Unterstützung zu bieten. 

DU BIST EIN ORGANISATIONSTALENT – Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren und deine Zeit effektiv managen. 

DU LIEBST LÖSUNGEN & DU BIST EIN SELBSTSTARTER – Du bist bereit, die Ärmel hochzukrempeln und anzupacken! Du bist proaktiv in der Erkennung von Bedürfnissen und der Lösung von Problemen. 

DU BIST EIN TEAMPLAYER - Deine starken Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten sowie deine positive Einstellung tragen zu einer unterstützenden Umgebung für alle um dich herum bei

Als Office Management Assistenz spielst du eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen täglichen Betriebs des Linden-Büros. Zu deinen Aufgaben gehören die Büroorganisation und -pflege, die Verwaltung von Vorräten, die Überwachung grundlegender administrativer Aufgaben und die Unterstützung bei Teamveranstaltungen. Als Teil des Linden Teams wird von dir erwartet, dass du mit höchster Vertraulichkeit, Professionalität, Herzlichkeit und echter Fürsorge für Teammitglieder und alle unsere Kund*innen agierst.

Zu deinen Aufgaben gehören, sind aber nicht beschränkt auf:

Büroorganisation & -pflege

• Öffne und bereite das Büro jeden Tag vor


• Auffüllen von Bürobedarf (z. B. Schreibwaren, Kaffee, Snacks) und kleinere Einkäufe erledigen


• Sicherstellen, dass Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche ordentlich und einsatzbereit sind


• Kleinreparaturen durchführen und bei Bedarf mit Dienstleistern koordinieren


• Eingehende und ausgehende Post verwalten

Grundlegende administrative Aufgaben & Unterstützung

• Unterstützung bei Druckanforderungen und Sicherstellung, dass Drucker ordnungsgemäß funktionieren


• Gelegentlich Unterstützung bei Social Media Posts oder beim Drucken von Marketingmaterialien


• Telefonate entgegennehmen und weiterleiten, wenn nötig

Gäste- & Veranstaltungsunterstützung

• Das Büro für Gäste vorbereiten und sicherstellen, dass es einladend und bereit für Kunden ist


• Bei der Vorbereitung von Besprechungen, kleinen Veranstaltungen und Essensarrangements helfen

Allgemeine Unterstützung

• Praktische Unterstützung für das Team bei kleinen organisatorischen Aufgaben

Was DU mitbringst:

• Ausbildung und Erfahrung: Du befindest dich derzeit in einem Studium an einer Universität oder einer Hochschule oder suchst eine flexible Teilzeitstelle, die für einen Minijob geeignet ist.


• Computerkenntnisse:
  
  
  
  • Sicherer Umgang mit Google Suite
  
  
  • Kenntnisse in Canva sind von Vorteil
  
  
  
  

Kommunikationsfähigkeiten & Sprachkenntnisse: Du hast starke mündliche und schriftliche Kommunikations- sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten in Deutsch (C1/C2-Niveau) und solide Englischkenntnisse (mindestens B1-Niveau). Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil. Du fühlst dich wohl dabei, am Telefon zu kommunizieren.

Was WIR bieten:

• Sinn und Wirkung: Deine Arbeit hat einen direkten positiven Einfluss auf das Leben von Kindern. Deine Stimme zählt, und wir schätzen Feedback und Zusammenarbeit. Du hast die Möglichkeit, die Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten.


• Berufliche Entwicklung: Entwickle deine Fähigkeiten weiter, indem du an verschiedenen internen Lernangeboten teilnimmst. Wir wissen, dass deine persönliche und berufliche Entwicklung entscheidend für unseren gemeinsamen Erfolg ist.


• Internationales Dream-Team: Arbeite mit einem hochmotivierten, sympathischen internationalen Team und erweitere dein berufliches Netzwerk durch die Zusammenarbeit mit unserem erfahrenen globalen Team innovativer und integrativer Pädagog*innen und Spezialist*innen.


• Offene Unternehmenskultur: Wir feiern unsere Erfolge gerne! Wir schaffen ein angenehmes, aufmunterndes Arbeitsumfeld, das durch unser wöchentliches Team Breakfast geprägt ist. Wir nehmen neue Ideen und Perspektiven mit Begeisterung, Neugier und Freundlichkeit an.

Unser Engagement für Inklusion, Chancengleichheit und Zugehörigkeit: Bewerber*innen aus allen Teilen der Welt, die unsere Werte teilen und zu unserer Mission beitragen können, sind bei uns willkommen. Menschen aus BIPOC-, LGBTQ+- und anderen unterrepräsentierten Gruppen sowie Menschen mit Behinderungen werden nachdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Wenn du glaubst, ein starker Kandidat zu sein, bewirb dich gerne, auch wenn dein Profil nicht zu 100 % mit unseren Anforderungen übereinstimmt.