Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)

Die Biofidus GmbH in Bielefeld ist ein wachsender analytischer Dienstleister und ein Teil der Midas Pharma Gruppe. Unseren Kunden, die hauptsächlich aus dem biotechnologischen und pharmazeutischen Bereich stammen, bieten wir verschiedenste Methoden zur Analytik und Charakterisierung von Proteinen und kleinen Molekülen. Ziel der Analysen ist unter anderem eine Unterstützung der Kunden bei der Entwicklung von neuen proteinbasierten Medikamenten.


Du verstehst dich als zentrale organisatorische Schnittstelle des Unternehmens. Du schaffst Struktur, koordinierst unterschiedliche Ansprechpartner und sorgst dafür, dass tägliche Abläufe zuverlässig funktionieren.
Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben mehrfach an Dich herangetragen werden. Stattdessen übernimmst  Du Verantwortung, verfolgst offene Themen konsequent nach und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen und Termine nicht aus dem Blick geraten.
Ein abwechslungsreicher Arbeitstag mit Telefonaten, Besuchern, Lieferungen, Bestellungen, Dienstleistern, Handwerkern und kurzfristigen organisatorischen Anforderungen bringt Dich nicht aus der Ruhe. Du setzt Prioritäten, kommunizierst professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, siehst dich gleichzeitig aber als unterstützende Servicefunktion für das gesamte Unternehmen.

Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir dich schnellstmöglich.

 Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)

Deine Aufgaben bei uns:

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerber: innen, Technikern und Dienstleistern
• Telefonzentrale sowie Bearbeitung eingehender Anfragen
• Termin- und Raumkoordination
• Bearbeitung von Cateringanfragen und Organisation von Bewirtungen
• Annahme und Verwaltung von Paketen und Postsendungen
• Organisation des Briefversands

• Onboarding neuer MitarbeiterInnen (Büroplatzorganisation, IT-Bestellung etc.)
• Pflege gemeinsamer Kalender & Terminübersichten
• Verantwortung für einen gepflegten und funktionierenden Küchenbereich
• Verwaltung und Bestellung von Laborbedarf und Verbrauchsmaterialien
• Buchung von Geschäftsreisen
• Schnittstelle zur Rechnungs- und Personalabteilung

Gebäudeorganisation

• Ansprechpartner: in für gebäudebezogene Themen
• Koordination von Handwerksbetrieben, Dienstleistern (Wartungen/ Reparaturen)
• Interne Kommunikation und Information über geplante Termine
• Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen
• Unterstützung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Gebäudebetriebs
• Küchenorganisation, Blumen und Balkonpflege

Event- & Veranstaltungsorganisation

• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Firmenevents
• Unterstützung bei Meetings, Workshops und Besucherterminen
• Koordination externer Dienstleister und Lieferanten