Office Manager (f/m/x)

CEPRES ist die führende digitale Investitionsplattform für private Kapitalmärkte, welche als institutionelle Anlageklasse in den globalen Portfolios von Staatsfonds, Versicherungen, Pensionskassen und anderen Anlegern zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Diese globalen, institutionellen Kunden profitieren von unsern Plattformlösungen, welche Tausende von Experten Zugang zum weltweit größten Netzwerk für private Investitionen bietet.

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und Lieferanten
  


• Verwaltung der Telefonzentrale sowie des allgemeinen E-Mail-Postfachs
  


• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurierdienstleistungen
  


• Terminkoordination und Bewirtung bei internen und externen Meetings
  

Büroorganisation & Verwaltung

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsgütern und Getränken
  


• Führung von Bestands- und Inventarlisten (Büromaterial, Ausstattung)
  


• Verwaltung von Postfächern, Schließfächern und Schlüsseln
  


• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
  

Eventorganisation

• Planung und Durchführung von internen Firmenevents – Teamevents, Feiern, Kick-offs
  


• Koordination von Caterings, Locations und externen Dienstleistern für Veranstaltungen
  


• Organisation von Meetingräumen inkl. Technik und Verpflegung
  


• Unterstützung bei der Planung externer Kundentermine und Workshops
  

Facility Management & Räumlichkeiten

• Sicherstellung der Ordnung, Sauberkeit und Betriebsbereitschaft aller Bürobereiche
  


• Koordination und Beauftragung von Handwerks- und Wartungsleistungen
  


• Durchführung kleiner Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
  


• Schnittstelle zum Vermieter – Meldung von Mängeln, Abstimmung bei baulichen Maßnahmen
  


• Verwaltung von Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Versicherungsunterlagen
  


• Koordination externer Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste und Pflanzenbetreuung
  


• Sicherstellung der Einhaltung von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften
  

IT-Ausstattung & Onboarding neuer Mitarbeitender

• Vorbereitung und Einrichtung von IT-Equipment für neue Mitarbeitende – Laptop, Monitor, Headset, Zubehör in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister
  


• Durchführung der IT-Ersteinweisung – Zugänge, Tools, Netzwerk, Drucker
  


• Koordination mit IT-Dienstleistern oder interner IT bei komplexeren Anfragen
  


• Verwaltung des Hardware-Inventars sowie Ausgabe und Rücknahme von Geräten
  


• Erstellung und Pflege von Onboarding-Unterlagen und Checklisten
  


• Erster Ansprechpartner für allgemeine IT-Fragen im Büroalltag
  

Requirements

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  


• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion – Office Management, Assistenz, Facility
  


• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
  


• Grundkenntnisse in gängiger IT-Infrastruktur und Hardware (Windows/macOS)
  


• Kenntnisse in der Beauftragung und Koordination externer Dienstleister
  


• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und freundliches Auftreten
  


• Hohe Eigeninitiative und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
  


• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
  


• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
  


• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich)
  


• Hands-on-Mentalität – anpacken, wenn es nötig ist
  

Benefits