Office Manager (m/w/d)

Über WUP INGENIEURE

Wir sind eine Gruppe von Ingenieurgesellschaften für technische Gesamtplanung und gehören zu den führenden Planungsbüros für technische Gebäudeausrüstung (TGA) in Deutschland. Seit über 30 Jahren planen und realisieren unsere Teams technische Anlagen für Gebäude aller Art - unter anderem für Labore, Krankenhäuser und Forschungseinrichtungen.

Neue Entwicklungen in der Baubranche und in der Technik fordern uns stetig aufs Neue heraus. Deshalb sind wir immer auf der Suche nach neuen Fachkräften, die unser Unternehmen mit Leidenschaft, Neugier und Engagement mitprägen und unsere Marktposition stärken.

An unserem Hauptstandort Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung in Vollzeit oder Teilzeit im Bereich Office Management.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung des Büroalltags

• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen sowie Besprechungen

• Erstellung, Pflege und Formatierung von Dokumenten, Auswertungen, Tabellen und Präsentationen mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint

• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen

• Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Firmenevents

• Professioneller Empfang sowie Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Besuchern

• Betreuung der Telefonzentrale und Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs

• Unterstützung der Buchhaltung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben

• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Werbe- und Marketingartikeln

• Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung des Teams

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d), Informatikkaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation

• Ausgeprägtes Interesse an digitalen Prozessen, IT- und EDV-Themen

• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

• Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein

• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung

• Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung

Benefits

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit attraktiver Vergütung und transparenter Gehaltsstruktur

• Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Mobile Office und familienfreundliche Rahmenbedingungen – ideal zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

• Karriere und Entwicklung: Klare Entwicklungs- und Aufstiegsperspektiven in einem dynamisch wachsenden Unternehmen

• Individuelle Weiterbildung: Umfassende Einarbeitung, kurze Kommunikationswege und gezielte Schulungen nach Ihrem Bedarf

• Vielfältiges Team: Arbeiten Sie in einem altersgemischten, diversen Team mit unterschiedlichsten Erfahrungen und Hintergründen

• Attraktive Mitarbeiterbenefits: Flexible Altersvorsorge, Urban Sports Club, betriebliche Krankenzusatzversicherung und regelmäßige Teamevents

• und ... den obligatorischen Obstkorb, gesunde Snacks und Wasserautomat