Office Manager (m/w/d) Die gute Seele & Organisations-Profi

Als zentrale Schnittstelle hältst Du die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft.

• Büroorganisation & First Impression
  Du bist das freundliche Gesicht und die Stimme unseres Unternehmens und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck - persönlich wie telefonisch.

• Einkauf & Bestellwesen
  Du behältst Bestände im Blick und steuerst den Einkauf von Bürobedarf, Kita-Ausstattung und IT-Hardware inklusive Preisrecherche und Lieferantenabstimmung.
• Post- & Dokumentenmanagement
  Du digitalisierst unseren Posteingang, verteilst Sendungen effizient und stellst sicher, dass Infos schnell bei den richtigen Personen landen.
• Event & Catering
  Du organisierst Catering und Events – von Kundenterminen bis zu internen Feiern – und sorgst für eine einladende Atmosphäre.
• Versicherungen
  Du bist erste Ansprechperson für alle Themen rund um Versicherungen.
• Sonderprojekte & Support
  Du unterstützt bei Projekten und springst flexibel für Kolleg:innen ein, wenn Unterstützung gebraucht wird.
• Facility & Fleet Management
  Du koordinierst Reinigungsdienstleister, hältst den Draht zu unseren Standortleitungen und sicherst unsere Qualitätsstandards.
• Du verwaltest unseren Fuhrpark, planst Wartungen und bist erste Anlaufstelle für die Nutzer:innen der Firmenfahrzeuge.
• Du verantwortest das Schlüssel- und Zutrittsmanagement.

Fachliche Qualifikationen:

• Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmanagement, Hotelfach oder Ähnliches).

• Berufserfahrung: Idealerweise bringst du bereits Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer assistierenden Funktion mit.

• IT-Affinität: Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (besonders Outlook und Excel) und scheust Dich nicht vor digitalen Tools für das Flottenmanagement oder die Postbearbeitung.

• Sprachgefühl: Du kommunizierst sicher und fehlerfrei in Wort und Schrift (Deutsch) – Englischkenntnisse sind ein Plus.

• Organisationstalent: Du kannst Aufgaben priorisieren – auch wenn das Telefon klingelt, während ein Lieferant vor der Tür steht.

Deine Persönlichkeit:

• Die „Service-Gen“-Mentalität: Du siehst dich als interner Dienstleister. Du hilfst gerne, bist gastfreundlich und hast ein Auge für Details (z.B. wenn die Kaffeebohnen im Meetingraum leer sind).

• Lösungsorientierung: Wenn ein Problem auftaucht (z.B. Reinigungsfirma kommt nicht), suchst du nicht nach dem Schuldigen, sondern nach einer schnellen Lösung.

• Souveränes Auftreten: Auch in stressigen Phasen bleibst du die Ruhe selbst und behältst den Überblick.

• Durchsetzungskraft: Bei der Koordination von Dienstleistern oder im Fuhrparkmanagement kannst du freundlich, aber bestimmt auftreten, um Termine und Standards durchzusetzen.

• Diskretion: Du gehst verantwortungsbewusst mit sensiblen Daten (Schlüssel, Post, Verträge) um.

• Eine gratis Mitgliedschaft im Urban Sports Club
• Ein vergünstigtes Deutschlandticket
• Eine Kita-Platz Garantie für Deine Kinder und bis zu 200€ Zuschuss zu Deinem Elterneigenanteil
• Einen kostenfreien Zugang zur Mental Health Plattform „Bloom" mit unlimitierter Unterstützung durch Coaches, Psycholog:innen, Apps und Seminare
• Attraktive Rabatte & Angebote über die Plattform "Corporate Benefits"
• Monatlich 50 € Edenred-Guthaben zum flexiblen Nutzen oder Ansparen
• Flexibles Arbeiten mit Deinem eigenen Firmen-MacBook und iPhone
• Extra Jubiläumsurlaub & bis zu 6 Monate Sabbatical Option
• Zugang zu verschiedenen Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einen Zuschuss zu Deiner betrieblichen Altersvorsorge 
• Ein exklusives Onboarding-Programm mit zertifizierten Trainings