Office Manager (m/w/d) in Hamburg - Organisation, Empfang & Prozessoptimierung

Du hältst den Laden am Laufen.

Während unsere Consultants deutschlandweit Kundenprojekte umsetzen, sorgst du dafür, dass bei NELTA intern alles reibungslos funktioniert.

Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Dienstleister. Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen, koordinierst unterschiedlichste Themen parallel und schaffst ein Arbeitsumfeld, in dem sich jeder wohlfühlt.

Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, mitdenkst und Organisation für dich mehr bedeutet als Termine zu koordinieren, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Wir bei Nelta bieten unseren Kunden ein erstklassiges Leistungsportfolio, bestehend aus innovativen Lösungen sowie integrierten und ganzheitlichen Services. Dabei legen wir ein großes Augenmerk auf unsere Unternehmenswerte – Vision, Verbindlichkeit, Fokus, Transparenz und Respekt – und gestalten danach unseren Alltag!

Wer wir sind

Nelta ist ein junges und erfolgreiches IT-Beratungshaus mit Kunden aus unterschiedlichen Segmenten der Wirtschaft. Zurzeit sind wir vorwiegend in den Bereichen Automobil, Banken und Finanzen, Logistik und Transport, E-Commerce sowie dem Behördensektor und Gesundheitswesen vertreten. Unsere Expertise erstreckt sich dabei von QA über SAP bis hin zu Salesforce und Softwareentwicklung. Zum jetzigen Zeitpunkt sind wir knapp 50 Kolleginnen und Kollegen, mit Dir und weiteren Talenten wollen wir das Team verstärken um gemeinsam die IT Branche zu erobern!

Aufgaben

Ein Tag voller Möglichkeiten: So sieht dein Arbeitsalltag bei uns aus!

Dein Montag beginnt strukturiert und gut organisiert. Zunächst kümmerst du dich um die Dailys: Prüfst den Posteingang, füllst die Snacks auf und stellst sicher, dass der Getränkekühlschrank gut bestückt ist. Mit deinem grünen Daumen pflegst du die Pflanzen, und ein prüfender Blick auf die Küchenzeile stellt sicher, dass alles vorhanden ist: Von Kaffee bis Milch. Deine Sorgfalt sorgt dafür, dass das Büro immer bestens ausgestattet ist und sich alle wohl fühlen!

An deinem Schreibtisch angekommen, priorisierst du die anstehenden Aufgaben der Woche und tauschst dich kurz mit den anderen Teammembern im MondayMastermoves Termin aus. Mit deinem Multitasking-Talent bewältigst du die verschiedensten Herausforderungen: Du bearbeitest eine spontane Anfrage nach Meetingräumen, koordinierst eine dringende Reparatur und kümmerst dich darum, dass eine wichtige Lieferung rechtzeitig angenommen und verteilt wird. Heute stehen fünf Buchungen für Fahrten, Flüge und Unterkünfte für unsere Berater auf deiner Liste. Dank deiner strukturierten Arbeitsweise und Effizienz erledigst du diese Aufgaben souverän und stellst sicher, dass alles reibungslos läuft. Dein Tag findet seinen Höhepunkt im Termin zur Planung des Sommerevents, bei dem du deiner Kreativität freien Lauf lassen kannst und dein eigenes Konzept präsentierst.

Deine Aufgaben als Office Manager (d/w/m) bei Nelta

• Organisation und Steuerung unseres gesamten Office-Alltags
• Unterstützung der Geschäftsführung und der Fachbereiche bei organisatorischen und administrativen Themen.
• Aktive Unterstützung bereichsübergreifender Projekte sowie organisatorische Begleitung unserer internen Masterminds, Workshops und Unternehmensinitiativen.
• Kontinuierliche Analyse und Optimierung unserer internen Office-, Verwaltungs- und Organisationsprozesse mit dem Ziel, Effizienz und Zusammenarbeit stetig zu verbessern.
• Einbringen neuer Ideen, Impulse und Best Practices, um unser Unternehmen organisatorisch kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Empfang und Betreuung unserer Mitarbeitenden, Gäste, Bewerber und Geschäftspartner
• Planung und Koordination von Meetings, Workshops und Firmenevents
• Travel Management für unsere Consultants
• Identifikation von Optimierungspotenzialen im Arbeitsalltag und Entwicklung pragmatischer Lösungen, die unseren Mitarbeitenden die Arbeit erleichtern.
• Steuerung externer Dienstleister sowie Betreuung unserer Bürovilla
• Verantwortung für das Fuhrparkmanagement und Unterstützung beim Thema Arbeitsschutz
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Verpflegung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeine Büroorganisation
• Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung für unser externes Lohnbüro (z. B. Pflege und Zusammenstellung abrechnungsrelevanter Daten, Fehlzeiten, Ein- und Austritte sowie variable Vergütungsbestandteile)
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Themen
• Stetige Zusammenarbeit mit der Führungsebene und den anderen Departments wie BD und HR.

Qualifikation

Was Du dafür mitbringst

Wir sind ein Match, wenn du...

• bereits Berufserfahrung im Office Management, Büromanagement oder einer vergleichbaren Position gesammelt hast.
• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Office Management oder eine vergleichbare Qualifikation) oder eine vergleichbare Berufserfahrung.
• gerne Verantwortung übernimmst und eigenständig arbeitest.
• Organisation liebst und auch in stressigen Situationen den Überblick behältst.
• serviceorientiert denkst und Menschen gerne unterstützt.
• proaktiv handelst und Probleme erkennst, bevor sie entstehen.
• strukturiert, zuverlässig und diskret arbeitest.
• sicher mit digitalen Tools sowie den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen umgehst.
• Freude daran hast, unser Büro jeden Tag ein Stück besser zu machen.

Benefits

Deine Vorteile bei uns

Neben einer selbstbestimmten und agilen Arbeitsweise bieten wir dir:

• Dein eigenes Büro, das du ganz nach deinen Wünschen einrichten darfst.
• 28 Urlaubstage zum Start mit jährlicher Staffelung.
• Du gestaltest Deinen Workflow ganz flexibel und individuell, bist aber bereit Dich wichtigen Terminen und Meetings anzupassen.
• Wellpass Mitgliedschaft mit über 5.140 Sport- und Wellnesseinrichtungen deutschlandweit.
• Lohnoptimierungsbausteine ( Internetzuschuss, Kindergartenzuschuss, etc.) durch unseren Partner Finstein
• Exclusive Rabatte durch Corporate Benefits
• Investition in Deine Zukunft durch Mentoring Programme, Weiterbildung sowie Sprach- und Persönlichkeitstrainings.
• Auswahl modernster Hardware (MacOS, Linux oder Windows).
• Ein überdurchschnittlich familiäres und freundliches Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Individuelle Einarbeitung (vor Ort) mit eigenem Mentor.
• Ein idyllisches Büro an der Hamburger Alster, damit Du auch in stressigen Phasen zur Ruhe kommen kannst

Bei Nelta wird Kommunikation großgeschrieben und kreative Ideen und Lösungsvorschläge sind sehr willkommen und werden mehr als wertgeschätzt.

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich ganz unkompliziert. Ein Anschreiben brauchst du bei uns nicht.

Sende uns einfach deinen Lebenslauf und verrate uns:

• wann du starten könntest und deine Gehaltsvorstellung innerhalb unseres Budgets.

Wir freuen uns darauf, dich persönlich kennenzulernen – bei einem Kaffee in unserer Bürovilla direkt an der Hamburger Alster. Du hast noch Fragen zu Position? Meld dich gern jederzeit direkt bei Jenny!

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Be Nelta. Be more.

Arbeitszeit: 35–40 Stunden pro Woche | Montag bis Freitag ab 09:00 Uhr

Arbeitsmodell: 100 % vor Ort in unserem Büro an der Hamburger Alster