Office Manager (m/w/d) in Teilzeit - 20 Stunden/Woche · Leipzig · 100 % vor Ort im SpinLab

Deine Rolle bei eCovery

In dieser Rolle übernimmst Du eigenständig Aufgaben rund um Büroorganisation, Administration, interne Tools und operative Organisationsthemen. Du sorgst dafür, dass unser Büro im SpinLab im Alltag funktioniert, Post und Dokumente zuverlässig bearbeitet werden, Zugänge und Accounts gepflegt sind und organisatorische Themen sauber umgesetzt werden.

Du arbeitest selbstständig, behältst offene Themen im Blick und packst praktische wie administrative Aufgaben proaktiv an. Als feste Anlaufstelle bist du jeden Tag vor Ort in unserem Büro in Leipzig.

Die Stelle passt zu Dir, wenn Du strukturiert arbeitest, Verantwortung für Ordnung, Organisation und administrative Themen übernimmst und Freude daran hast, Dinge zuverlässig am Laufen zu halten.

Deine Aufgabenbereiche

Büroorganisation & Ausstattung

• Du sorgst dafür, dass unsere Büroräume im SpinLab ordentlich, organisiert und funktional bleiben

• Du kümmerst Dich um Snacks, Kaffee, Verbrauchsmaterialien und Büroausstattung

• Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangspost sowie Pakete und sorgst für die interne Verteilung

Telefon & Dokumentenmanagement

• Du betreust unsere Telefonzentrale und leitest eingehende Anliegen intern an die richtigen Ansprechpartner weiter

• Du bearbeitest, digitalisierst und archivierst Schriftverkehr

• Du sorgst für eine strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation

Administration & Organisation

• Du bearbeitest organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft eigenständig

• Du betreust unser zentrales E-Mail-Postfach

• Du bereitest Protokolle für Jour fixes vor und führst sie

• Du stimmst Dich mit Dienstleistern, Vermietern und externen Ansprechpartnern ab

• Du unterstützt bei Versicherungs-, Ausstattungs- und Organisationsthemen

• Du übernimmst kleinere Recherche-, Abstimmungs- und Sonderaufgaben

Tool- & IT-Organisation

• Du erstellst, änderst und dokumentierst Benutzerzugänge

• Du verwaltest Tools, Accounts und Berechtigungen, zum Beispiel in Microsoft 365

• Du prüfst einfache IT- und Tool-Anfragen vor und leitest sie bei Bedarf an unseren IT-Service weiter

• Du recherchierst eigenständig Lösungen für unkritische Tool- und IT-Themen

• Du setzt einfache, unkritische Konfigurationen selbstständig um

Meetings, Events & Fuhrpark

• Bei der Organisation kleinerer Meetings bis hin zu Teamevents, die unsere Teamkultur stärken, bist Du vorne mit dabei

• Du koordinierst organisatorische Vorbereitungen rund um interne Veranstaltungen, zum Beispiel Abläufe, Materialien und Reisebuchungen

• Du unterstützt bei der Durchführung interner Events

• Du kümmerst Dich um organisatorische Themen rund um unseren Fuhrpark, zum Beispiel Termine, Wartungen, Abstimmungen und Unterlagen

In Ausnahmefällen unterstützt Du unseren Kundensupport, zum Beispiel bei Krankheit, Urlaub oder ungewöhnlich hohem Aufkommen.

• Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, organisatorischen oder administrativen Bereich, zum Beispiel als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation

• 1 bis 2 Jahre Berufserfahrung im organisatorischen, administrativen oder operativen Umfeld

• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Tools, insbesondere Microsoft 365

• Hohe IT-Affinität und die Bereitschaft, Dich eigenständig in Tools, Accounts und einfache technische Admin-Themen einzuarbeiten

• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein

• Hands-on-Mentalität

• Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung

• Diskreter Umgang mit internen Informationen

• Interesse an einem 100 % Bürojob ohne Remote Work

• Purpose: Deine Zeit und Energie fließen in ein sinnvolles Produkt, das Menschen hilft. 

• Ausstattung: Ob du lieber mit Windows oder Apple arbeitest, kannst du dir frei aussuchen. Dein Arbeitsplatz wird in Abstimmung mit dir bestmöglich eingerichtet.

• Einfluss: Du bist eingeladen, aus deinem täglichen Kontakten Input zur Produktweiterentwicklung zu geben.

• Arbeitsumfeld: Unsere moderne Arbeitsumgebung im Leipziger „SpinLab“ wird dich begeistern. Wir bieten Raum für konzentriertes Arbeiten und Möglichkeiten zum kreativen Austausch. 

• Gutes Arbeitsklima: Wir alle glauben an unsere Idee und arbeiten mit Leidenschaft daran. Wir unterstützen und fordern uns gegenseitig. Neben der Arbeit gibt es regelmäßige Teamevents, wir gehen mit Humor an die Arbeit und entwickeln Skills auch am Kickertisch. Uns ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen und dort in einer angenehmen Umgebung gemeinsam beste Leistungen erreichen. 
• Weiterbildung: Wir investieren nach individuellem Bedarf in das Know-How unserer Mitarbeiter. 

• Teamgeist: Wir begegnen uns mit Respekt, Offenheit und Wertschätzung. Probleme und Herausforderungen sprechen wir offen an und lösen sie schnell gemeinsam.

• Wellpass: Über unseren Wellpass-Zugang kannst du deutschlandweit Fitnessstudios, Yoga, Schwimmen oder andere Sport- und Gesundheitsangebote nutzen.