Office Manager (w/m/d) 25 Std.

Zahlen, Organisation und strukturierte Abläufe liegen dir? Dann bist du bei uns genau richtig.

Der Schwerpunkt deiner Tätigkeit liegt in der Abrechnung unserer Projekte und Dienstleistungen. Gleichzeitig sorgst du mit deinem Organisationstalent dafür, dass administrative Abläufe im Hintergrund reibungslos funktionieren – von der Lizenzverwaltung über die Reiseorganisation bis hin zur Unterstützung unserer internen Prozesse.

Die Position ist mit 25 Wochenstunden ausgeschrieben. Die Arbeitszeit soll überwiegend die Nachmittagsstunden abdecken, da du in dieser Zeit die Erreichbarkeit unserer Verwaltung gewährleistest. Aufgrund unserer Servicezeiten, der engen Zusammenarbeit und regelmäßigen Abstimmungen mit den Fachbereichen arbeitest du überwiegend vor Ort – mobiles Arbeiten ist an einem Tag pro Woche möglich.

Aufgaben

• Abwicklung der laufenden Abrechnung, insbesondere Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen inkl. Mahnwesen
• Anlage, Pflege und Überwachung unserer Abrechnungsprojekte
• Verwaltung unserer ADITO-Lizenzen inklusive Lizenzaudits
• Organisation und Buchung von Dienstreisen
• Unterstützung im Einkaufswesen
• Belegprüfung bei Kreditkarten- und Spesenabrechnungen
• Vorbereitung von Unterlagen für externe Partner, beispielsweise unsere Steuerberatung
• Bearbeitung unseres zentralen E-Mail-Postfachs sowie Betreuung des Website-Chats
• Pflege kaufmännischer Daten und Unterstützung bei administrativen Abläufen
• Unterstützung bei der ISO 9001-Zertifizierung und der zugehörigen Nachweisdokumentation

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, insbesondere in der Rechnungsstellung und/ oder Abrechnung
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Interesse an Digitalisierung, Automatisierung und daran, administrative Prozesse kontinuierlich zu verbessern
• Eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei mehreren Themen den Überblick zu behalten
• Kommunikationsstärke, Teamgeist und Flexibilität
• Fließend Deutsch (mind. C1) für eine reibungslose Kommunikation

Benefits

• Wir sind familienfreundlich und ermöglichen 1 Tag Home-Office
• Unbefristeter Vertrag: Wir setzen auf langfristige Zusammenarbeit
• Strukturiertes Onboarding: Mit persönlichem Buddy & fachlichem Ansprechpartner
• Wirkung statt Hierarchie: Flache Strukturen & offene Du-Kultur
• Arbeitsplatz zum Wohlfühlen: Modernes Büro mit Obstgarten, ergonomische Ausstattung, Getränke for free – Kickertisch und Tischtennisplatte haben wir natürlich auch! ;-)
• Team-Events: Legendär – muss man erlebt haben
• Langfristige Perspektive: Mitwirkung an einer hochskalierbaren Plattform, ohne Konzernbürokratie
• Standort mit Lebensqualität: Geisenhausen bei Landshut – Nähe zu Natur und Stadtleben

Wir sind ADITO, ein etabliertes Softwareunternehmen in Geisenhausen (in der Nähe von Landshut) und entwickeln seit über 30 Jahren individuelle CRM- und SRM-Lösungen für unsere Kunden.

Schau’ doch mal auf unserer Karriereseite vorbei und lerne uns besser kennen.

Viele Grüße!

Dein Adito Recruiting Team