Office Manager:in

Du liebst Organisation, zwischenmenschliche Kommunikation und möchtest dafür sorgen, dass ein internationales Team sich rundum wohlfühlt? Dann komm zu uns!

CEFE International (CI) mit Sitz in Köln hat zwei Kerngeschäfte. Auf der einen Seite sind wir als Beratungsunternehmen in der Entwicklung des Privatsektors tätig. Wir arbeiten mit Organisationen aus der internationalen Zusammenarbeit, Ministerien und dem öffentlichen Sektor zusammen, um sie zu unterstützen, ihre Projektziele erfolgreich umzusetzen.

Unser Hauptziel ist es, (K)KMU zu fördern und Start-ups zu stärken, um eine nachhaltige wirtschaftliche Entwicklung zu ermöglichen. Um dies zu erreichen, arbeiten wir auf der Mesoebene, indem wir internationale Projekte verwalten, die von multilateralen und bilateralen Kooperationsagenturen finanziert werden. Auf der Mikroebene bieten unsere CEFE-Expert*innen KKMU und Start-ups Kapazitätsentwicklung an, um ihnen zu helfen, ihre Unternehmensleistung zu verbessern, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Zugang zu neuen Märkten zu erhalten.

Tasks

Deine Rolle

Du bist das Herzstück unseres Büros. Als erste Ansprechperson für alle organisatorischen Themen hältst du im Hintergrund die Fäden zusammen: mit einem offenen Ohr für das Team, einem Blick für Details und dem Willen, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen. Du kannst bei uns flexibel arbeiten und dich fachlich wie persönlich weiterentwickeln. Gleichzeitig erwarten wir, dass du an drei Tage pro Woche im Büro präsent bist, um unser Team und das Office aktiv zu unterstützen. Deine Aufgaben lassen sich so beschreiben:

Office & Feel Good Management

• Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem sich alle wohlfühlen: Pflanzenpflege, Ordnung, technische Kleinigkeiten – du hast den Überblick.
• Du checkst den Briefkasten, übernimmst die Ablage und bist die erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe.
• Du koordinierst Termine, unterstützt bei der Büroorganisation und sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
• Du bist erste Ansprechperson bei IT-Problemen im Team – du löst kleinere Anfragen selbst und koordinierst bei komplexeren Themen die Lösung mit externen Dienstleistern.
• Du führst regelmäßig kurze Check-ins mit dem Team durch und entwickelst kleine, wirksame Maßnahmen zur Förderung des Wohlbefindens.
• Du planst und organisierst Teamevents wie unsere Sommerparty, die Weihnachtsfeier und spontane Get-togethers.
• Du bist Ansprechperson für allgemeines Feedback rund ums Büro und das Miteinander – und findest pragmatische Lösungen.

HR-Administration & Support

• Du pflegst unser HR-Wissensmanagement – Vorlagen, Regelwerke und Ablage (digital und physisch) werden von dir aktuell gehalten. Du behältst Krankmeldungen im Blick, pflegst das monatliche Tracking und leitest Berichte an die zuständigen Personen weiter.
• Du koordinierst bei Kapazität Engpässen mit externen Expert*innen und sorgst dafür, dass das Team Unterstützung bekommt
• Du pflegst das Time Tracking in ClickUp und hältst Daten monatlich aktuell.
• Du unterstützt beim Recruiting: Stellenanzeigen veröffentlichen, Bewerbungseingang dokumentieren und den Prozess koordinieren.

Perspektive: Digitale Prozesse & KI

• Mittelfristig möchten wir KI-gestützte Prozesse und Agenten in unsere Arbeitsabläufe integrieren. Du hast die Möglichkeit, dabei aktiv mitzuwirken – als Koordinator*in zwischen den Fachbereichen und den eingesetzten Tools.

Requirements

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium (z. B. BWL, Office Management, HR)
• Erste Erfahrung in Büroorganisation und/oder HR-Administration
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse – unser Umfeld ist international
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (z. B. ClickUp, Jotform, Nutzung von AI Tools)
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit Personaldaten (DSGVO)
• Freude an Menschen, Organisationstalent und ein gutes Gefühl für Teamdynamiken
• Von Vorteil: Erfahrung in der internationalen Zusammenarbeit, NGO- oder Consultingumfeld

Benefits

• flexible Arbeitszeiten
• junges, dynamisches Team
• flache Hierachien
• remote Arbeit nach Absprache zeitweise möglich

Die Stelle ist ab 03.08.2026, in Teilzeit (15-20h pro Woche) verfügbar.

So bewirbst du dich:

Sende deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben, indem du beschreibst, warum du gut zu uns passt – mit Beispielen und deiner Motivation.

Bei uns bekommst du nicht nur einen spannenden Einblick in internationale Zusammenarbeit und Außenwirtschaftsförderung, sondern auch die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, eigene Ideen einzubringen und dich persönlich weiterzuentwickeln. Du arbeitest in einem engagierten Team mit viel Freiraum, Flexibilität und Sinn – direkt im Herzen von Köln.