Office Manager/in (m/w/d)

In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d)  bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:

Allgemeine Büroorganisation: 

• Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
• Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
  
• Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen 
• Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand

• Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
• Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
• Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
• Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel

• Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
• Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
• Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten

• Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
• Archivierung von Dokumenten und Akten
• Erstellung von Berichten und Präsentationen
• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation

Digitalisierung und Prozessmanagement:

• Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse 
• Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung

• Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
• Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern

Business Development: 

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung
• Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen