In dieser vielseitigen Position stellen Sie den reibungslosen Ablauf im Büro sicher und fungieren als zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsleitung, verschiedene Abteilungen sowie externe Partner. Weiterhin unterstützen Sie die Einführung neuerer digitaler Arbeitsweisen und Tools und helfen dadurch mit, dass Informationen effizient und eindeutig weitergegeben werden.

Ihre wichtigsten Aufgaben:

• Sie übernehmen vielseitige Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefonmanagement, Ablage, Gästebetreuung sowie der Koordination von Terminen und Reisen.
• Sie gewährleisten einen funktionierenden und produktiven Büroablauf, sind für die Protokollführung und Rechnungsprüfung verantwortlich, koordinieren Wartungen und Problembeseitigung im Bereich IT, die Materialbeschaffung und die Steuerung externer Dienstleister.
• Sie unterstützen bei personalbezogenen Aufgaben wie dem Onboarding neuer Mitarbeitender, der Urlaubsplanung, der Planung von Schulungen und der Zeiterfassung.
• Außerdem wirken Sie aktiv in der Unternehmenskommunikation mit und betreuen u.a. die Pflege der Website sowie die Erstellung von Newslettern und Präsentationen.