Office Manager*in/ Teamassistenz (all gender) Teilzeit oder Vollzeit

Aufgaben

Als Office Manager*in / Teamassistenz (all gender) sorgst du dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert. Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen Themen, koordinierst administrative Aufgaben und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Team, Geschäftsführung und externen Partnern.
Kurz gesagt: Du hältst unser Office organisiert und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rund läuft.

Office- und Organisationsmanagement

• Organisation des Büroalltags und allgemeine administrative Aufgaben
• Koordination von Dienstleistern, Lieferanten und externen Partnern
• Empfang und Betreuung von Kunden
• Organisation von Teamlunches, Meetings sowie Sommer-, Weihnachts- und Team-Events
• Bestellungen sowie Pflege und Organisation der Gemeinschaftsbereiche (z. B. Küche, Kaffeemaschine, Kühlschrank, Blumen, Müll)

Unterstützung der Geschäftsführung

• Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Reisekostenabrechnungen und organisatorische Nachbereitung
• Unterstützung bei organisatorischen Projekten

Buchhaltung & Personal

• Vorbereitung von Belegen und Unterstützung der Buchhaltung
• Weitergabe von Informationen zu Stellenausschreibungen sowie Offboardings/Kündigungen an das Recruiting

Internationale Zusammenarbeit

• Unterstützung bei Besuchen internationaler Kunden und Partner
• Kommunikation mit Teams und Kontakten in verschiedenen europäischen Ländern

Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder einer vergleichbaren administrativen Position
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Spanisch oder Französisch sind ein Plus
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und organisiert.
• Du bist pragmatisch, packst gerne mit an und behältst auch bei vielen Themen gleichzeitig den Überblick.
• Du hast Freude daran, ein Büro zu organisieren und ein Team im Hintergrund bestmöglich zu unterstützen.

Benefits

• Hybrid-Arbeiten mit Büro in Hamburg
• HVV-Ticket für eine entspannte Anreise
• Apple MacBook
• Kostenlose Getränke, Snacks und Teamlunch jeden Mittwoch
• Fitness: Urban Sports Club Zuschuss
• Regelmäßige Teamevents und Billardtisch im Büro
• Hunde willkommen
• Kleines Team mit viel Eigenverantwortung