Office Manager*in (w/d/m) in Teilzeit

Als Office Manager*in (w/d/m) sorgst Du für den reibungslosen Betrieb, einladende Räumlichkeiten und bist die zentrale Ansprechperson für unser Team und unsere Gäste am Standort Münster.

• Zentrales Office Management: Du übernimmst die Organisation von Lieferanten, koordinierst   Reinigungen und Reparaturen, bearbeitest die Eingangspost sowie die Pflege des Vertrags- und Dokumentenmanagements.

• Standortversorgung: Du verantwortest die Kontrolle und Bestellung aller notwendigen Materialien – von Büromaterial und IT-Zubehör bis hin zur Verpflegung. Dabei gestaltest Du aktiv die Weiterentwicklung des Büros am Hafen als Wohlfühlort für alle Mitarbeiter und Gäste mit.

• Event-Organisation (Intern & Extern): Du planst und koordinierst lokale Events sowohl mit und für unsere Teams (z.B. Weihnachtsfeier), als auch mit und für Kunden (z.B. Meetups, ca. alle 2 Monate).

• Team- & Onboarding-Support: Du begleitest das Team organisatorisch, insbesondere bei unseren internen Teammeetings und dem Onboarding neuer Kolleg*innen. Außerdem kümmerst du dich um Aufmerksamkeiten (Geschenke) zu besonderen Anlässen im Team.

• Verwaltung & Dokumentation: Du bist Ansprechpartner*in für die Hausverwaltung und verantwortest die Dokumentation von Prozessen sowie administrative Aufgaben (z.B. Protokolle, Recherchetätigkeiten).

• Du hast eine abgeschlossene, kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits mehrere Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Umfeld gesammelt

• Du bist verantwortungsbewusst und hast eine „Hands on“-Mentalität, bei der du gerne Eigeninitiative zeigst

• Du arbeitest gerne mit Menschen und gehst offen und freundlich auf alle zu

• Mit mehreren Themen gleichzeitig konfrontiert zu sein, ist für dich kein Hindernis, da du gut priorisierst und eigenständig arbeitest

• Du arbeitest strukturiert sowie analytisch und zeigst dein Organisationstalent

• Du bist fit in den gängigen Office-Anwendungen und arbeitest gerne mit modernen Tools (z. B. Slack, Zoom)

• Flexible Arbeitsbedingungen & Familienfreundlichkeit: Vertrauensarbeitszeit, hybride Arbeitsweise, 30 Tage Urlaub, Sonderurlaub, zukaufbarer Urlaub sowie Weihnachten und Silvester frei. Zusätzlich kannst du ein Sabbatical nehmen oder im Zeitwertkonto für besondere Lebensphase wie z.B. Rente sparen. Unterstützung bei der Kinderbetreuung erhältst du über HeyCare.
  
  
• Offene Unternehmenskultur: Vertrauen statt Kontrolle, Gestaltungsfreiraum, Knowledge-Sharing, Mitspracherecht und eine gelebte Fehlerkultur werden bei uns Wirklichkeit.
  
  

• Team & Zusammenarbeit: Du triffst auf motivierte, kluge Kolleg*innen, die ihr Wissen teilen, gemeinsam an Lösungen tüfteln und dich bei deiner Arbeit unterstützen.

• Wohlbefinden & Gesundheit: Wir bieten dir ein EAP-System (Employee Assistance Program), gesundheitsfördernde Maßnahmen und Coaching-Angebote, damit du sowohl beruflich als auch persönlich unterstützt wirst.

• Weiterbildung: Ist bei uns ein Teil deiner Arbeitszeit, den du in Absprache mit deiner Führungskraft zur Verfügung bekommst.

• Eigene Hardware & Geräte: Du bekommst deinen Rechner aus einer Auswahl an Mac und Lenovo Laptops. Auch das Firmenhandy wählst du aus. Beide Geräte kannst du auch privat nutzen.