Office Mitarbeiter (m/w/d) - in Teilzeit 5Std / Tag bei Pantopix Gmbh & Co. Kg in Lindau

Deine Aufgaben

Du bist der Profi im Hintergrund – schnell, organisiert und immer einen Schritt voraus?

Als unser Office-Mitarbeiter (m/w/d) sorgst du dafür, dass alles läuft: Du koordinierst Termine, hältst den Post- und Reiseverkehr am Rollen, bereitest Meetings vor und behältst auch im Hintergrund den Überblick. Dabei agierst du mit Präzision, Weitblick und einem Lächeln. Wenn dir ein strukturierter Arbeitsalltag genauso wichtig ist wie uns – dann freuen wir uns auf dich!

Deine Wesentlichen Aufgaben im Überblick:

Postbearbeitung: Annahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post sowie Versand von Ausgangspost. Verwaltung des E-Mail-Schriftverkehrs.
Telefonzentrale: Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie allgemeine Kommunikation mit Besuchern und externen Ansprechpartnern
Terminorganisation: Planung, Koordination und Nachverfolgung von internen und externen Terminen. Fristenüberwachung und Erstellen von Wiedervorlagen
Office Management: Verantwortung für die Büroversorgung (z. B. Getränke, Büromaterialien), Überprüfung von Lagerbeständen, Durchführung der Inventur und Nachbestellungen.
Besprechungsräume: Vorbereitung und Nachbereitung von Konferenzräumen für Meetings und Veranstaltungen
Reiseplanung und -organisation: Buchen von Geschäftsreisen, Koordination von Unterkünften und Transport sowie die Vorbereitung aller notwendigen Reiseunterlagen
Spesenmanagement: Erstellung und Prüfung von Spesenabrechnungen
Team-Events: Organisation und Durchführung von Teamevents, Workshops oder Offsites
Fuhrparkmanagement: Betreuung und Koordination firmeneigener Fahrzeuge (inkl. Wartung, An-/Abmeldung etc.) Regelmäßige Kontrolle und Dokumentation der Führerscheine von Dienstwagen-Nutzern
Reinigungskoordination: Organisation, Kontrolle und Qualitätssicherung der Reinigungsdienstleistungen einer externen Firma. Durchführung der täglichen Reinigung der Kaffeeküchen und wöchentlichen Pflege der Büropflanzen.
Kunden- und Lieferantenmanagement: Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, Ansprechpartner für Mitarbeiter, externe Partner und Dienstleister
Vertretungsaufgaben: Vertretung des Mitarbeiters im Bereich Assistenz der Geschäftsführung bei Abwesenheit.

Dein Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekaufmann (m/w/d), als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder ähnliche Qualifikation
Erste Berufserfahrungen im Bereich Assistenz (m/w/d), Allrounder (m/w/d), Teamassistenz (m/w/d) oder Sekretär (m/w/d) wünschenswert
Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Hands-on-Mentalität
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches Auftreten
Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise

Warum wir?

Erholungsurlaub: Bei uns hast Du bis zu 35 Tage Erholungsurlaub pro Jahr. Wir wissen, wie wichtig es ist, sich zu erholen und neue Energie zu tanken.
Unterstützendes Team: Freue dich auf ein hilfsbereites Team aus erfahrenen Kollegen und flachen Hierarchien. Wir arbeiten zusammen in einer positiven und kooperativen Atmosphäre, in der jeder zählt.
Attraktives Gehalt: Wir honorieren deine Leistung und Erfahrung mit einem attraktiven Gehalt. Bei uns wirst du fair und transparent entlohnt.
Moderne Arbeitsumgebung: Unsere Büros sind modern und nachhaltig gestaltet und wir arbeiten mit neuesten Technologien und modernsten Arbeitsmitteln, die dir helfen, effizient und produktiv zu sein.
JobRad: Nutze das JobRad-Programm und lease ein Fahrrad oder E-Bike zu attraktiven Konditionen. Pendle umweltfreundlich zur Arbeit oder genieße deine Freizeit auf dem Rad.
Zuschuss zum Deutschlandticket: Wir unterstützen deine umweltfreundliche Mobilität! Unsere Mitarbeiter erhalten einen Zuschuss zum Deutschlandticket, damit du bequem und kostengünstig den öffentlichen Nah- und Fernverkehr nutzen kannst.
Regelmäßige Teamevents: Wir glauben an den Wert von Teamzusammenhalt und Spaß. Deshalb veranstalten wir regelmäßig Teamevents wie Sommerpartys und Cocktailabende, bei denen du deine Kollegen besser kennenlernen und gemeinsam feiern kannst.
Persönliche Kreditkarte: Unsere Mitarbeiter erhalten ihre persönliche PANTOPIX Kreditkarte (Mastercard) mit monatlichem Guthaben, dass du flexibel einsetzen kannst. Eine zusätzliche Anerkennung deiner wertvollen Arbeit bei uns.

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Über uns

PANTOPIX steht für intelligente Lösungen in der Technischen Kommunikation. Unser Fokus liegt auf der Beratung, Umsetzung und dem Betrieb von Systemen zur technischen Kommunikation und Informationsmanagement. Wir sind bei der Nutzung moderner Technologien, wie Wissensgraphen und künstlicher Intelligenz ein ernstzunehmender Player auf dem Markt. Mit unserer langjährigen Expertise unterstützen wir Unternehmen bei der Optimierung ihrer Informationsprozesse und sorgen für die maximale Wertschöpfung ihrer Daten.
Werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns die digitale Zukunft unserer Kunden

Ihr HR - Ansprechpartner bei PANTOPIX ist Herr Rainer Arend / Head of Human Resources

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