Operations Lead (m/w/d) - 100% Remote

Über ProviPanda

ProviPanda ist die größte Sales-Job-Plattform im DACH-Raum. Wir verbinden über 45.000 geprüfte Vertriebler mit mehr als 1.000 Unternehmen. Marken wie Deutsche Bank und Engel & Völkers vertrauen bereits auf uns.

Als Operations Lead übernimmst du die operative Vollverantwortung über alle Bereiche, die Zeit kosten und ein klares Ownership brauchen: Admin/Finance, People/HR, Legal-Koordination und die Kommunikationsschnittstelle zwischen Dev, Sales und Success/Support.

Du bist die erste Ansprechperson im Tagesgeschäft, triffst Entscheidungen eigenständig und sorgst dafür, dass nichts durchrutscht. Du reportest direkt an den Gründer & Geschäftsführer und arbeitest eng mit ihm zusammen.

Aufgaben

Tagesgeschäft & Schnittstelle

• Erste Ansprechperson für Support, Success, DEV und Sales
• Kommunikationsbrücke zwischen allen Abteilungen, laufende interne Prozessoptimierung
• Eigenständige Entscheidungen im Support/Success (z. B. Refunds) bei wichtigen Themen Rücksprache mit dem Founder, sonst Abstimmung mit dem Team
• Temporäre Team-Lead-Funktion in Abteilungen, wenn es brennt

Finance & Admin + Organisation & Reporting

• Verantwortung für Moss (Ausgaben-Monitoring, Freigaben, Kontoüberwachung)
• Verantwortung für Buchhaltung inkl. Kommunikation mit dem Steuerberater
• Verantwortung Factorial (Urlaubsanträge, Time Tracking, Krankheits Einreichung bei den Kassen etc.)
• Abrechnung der Vertriebler, Rechnungsstellung an Kunden
• Inkasso-Abstimmung
• Planung von Team-Events und Team-Calls & Workations
• Wöchentliches Reporting direkt an den Gründer & Geschäftsführer - über alles

Legal & Dienstleister

• Kommunikation mit Anwalt, Rechtsschutz, Steuerberater und Freelancern (z. B. eigenständige Steuerung von Website-Projekten)
• Prüfung und Anpassung von AGB und Datenschutz bei Bedarf
• Verantwortung info@ Postfach, Prüfung wichtiger rechtlicher Anliegen und Management davon - Bei allen rechtlichen Anfragen bist Du die erste Ansprechperson

(People & Hiring)

• Du hilfst hier wenn es brennt und führst Erstgespräche für neue operative Rollen
• Du bereitest für neue Onboardings alles operative & technische vor und bist auch fürs Offboarding von Mitarbeitern verantwortlich
• Technisches Onboarding neuer Mitarbeiter, zentrale Ansprechperson bei Fragen
• Screening & Erstgespräche im Ops-Hiring, Betreuung von Probetagen im Sales

Qualifikation

Was du mitbringst

• Erfahrung im operativen Geschäft von Start-ups - du weißt wie man Mitarbeiter führt, Du weißt wie StartUp funktioniert im operativen Bereich und wie's dort läuft
• Richtig Bock, Gas zu geben - du willst Verantwortung übernehmen, nicht nur zuarbeiten
• Hohe Stressresistenz, auch wenn an mehreren Fronten gleichzeitig was los ist
• Überblick, auch wenn's mal chaotisch wird
• Zuverlässigkeit - Auf dein Wort kann man sich verlassen
• Eigenständigkeit: Du kannst schnelle Entscheidungen treffen und stehst dazu
• Kommunikationsstärke über Abteilungen hinweg

Benefits

• Ein schnell wachsendes HR-Tech-Startup mit riesiger Vision – von 15 auf 100 Mitarbeitende, und du bist von Anfang an dabei
• Flache Hierarchien, direkte Verantwortung, echte Mitgestaltung
• Direkte, enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Remote-First-SetUp
• Modernes Apple Equipment
• 25 Urlaubstage
• Überdurchschnittliches Gehalt
• Leistungsbezogener Bonus
• Die beste Karrierechance, die du aktuell finden wirst