Personal Assistant

ABOUT TALON.ONE:

Talon.One is the most powerful incentives engine that unifies loyalty, promotions and gamification into one holistic platform. Backed by enterprise-grade security and scalability, Talon.One empowers companies to build personalized, profitable promotions and loyalty programs using any data.

Today, over 250 of the world’s most-loved brands including Adidas, Sephora and Carlsberg work with Talon.One to drive deeper engagement and lasting loyalty with their customers.

ABOUT THE ROLE:

Als Personal Assistant unterstützt du unsere beiden Gründer, sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext mit Organisationstalent, Diskretion und einem Blick fürs Detail.

Standort: Berlin (vor Ort)
Start: ab sofort
Wichtig: Diese Rolle erfordert eine regelmäßige Präsenz im Büro

ONCE YOU ARE HERE YOU WILL:

Business Support

• Kalender- und Terminmanagement für beide Gründer


• Koordination von internen und externen Meetings


• Vorbereitung und Versand von Tagesordnungen, Protokollen & Follow-ups


• Reiseplanung: Flüge, Hotels, Transfers sowie Spesen- und Reisekostenabrechnung


• Kommunikation mit Investoren, Partner:innen und Dienstleister:innen


• Unterstützung bei Reports, Projektlisten und operativen Aufgaben


• Priorisierung und Management von Deadlines, To-do-Listen und Zeitkonflikten

Private Support

• Organisation privater Reisen, Wochenendtrips und Ferienaufenthalte


• Koordination von privaten Terminen wie Arztbesuchen, Kita, Events etc.


• Reservierungen & Besorgungen: Restaurants, Geschenke,, Einladungen


• Verwaltung privater Dokumente, Versicherungsunterlagen, Mitgliedschaften


• Kommunikation mit Steuerberatern, Family Office oder Bankkontakten


• Koordination von Haushaltsthemen: Reinigung, Handwerker, Apothekengänge etc.


• Vorausschauende Planung & Erinnerungen an Geburtstage, Jubiläen und Fristen

WHAT WE NEED YOU TO BRING TO THE TABLE:

• Mehrjährige Erfahrung als Assistent auf Geschäftsführungsebene oder in einer vergleichbaren Rolle


• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise


• Ein hohes Maß an Empathie, Diskretion und exzellenten zwischenmenschlichen Fähigkeiten


• Selbstständige, proaktive Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein


• Interesse an Effizienz durch Tools & Prozesse und souveräner Umgang mit digitalen Lösungen


• Verfügbarkeit für eine Vollzeitrolle (40h/Woche); Überstunden werden selbstverständlich ausgeglichen oder vergütet

• Lernbudget und Zugang zu LinkedIn Learning


• 30 Urlaubstage


• Vergünstigte Mitgliedschaft bei Urban Sports Club & BVG-Jobticket


• Work-Dog-Balance – dein vierbeiniger Buddy ist bei uns herzlich willkommen!


• Mentale Gesundheit mit nilo.health – weil dein Wohlbefinden zählt