Personal Assistant / Assistenz der Geschäftsführung

Du organisierst gern, magst Menschen und behältst auch bei vielen Themen den Überblick? Dann werde die rechte Hand unseres Gründers – 20–25 Stunden pro Woche, 20 € pro Stunde, mit festem Office-Tag in Ingelheim am Rhein.

Auf einen Blick

• Teilzeit, 20–25 Stunden pro Woche, unbefristet
• 20 € pro Stunde (20.800–26.000 € brutto im Jahr, je nach Stundenzahl)
• 1 fester Tag pro Woche vor Ort in Ingelheim am Rhein, weitere Vor-Ort-Termine nach Absprache – sonst remote
• Wohnort in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt – Voraussetzung
• Wellpass, Deutschlandticket-Zuschuss, KI-Weiterbildungsbudget, Geburtstag frei
• Start ab sofort oder nach Absprache

Wer wir sind

Die EB Essentialbag GmbH ist eine Marke aus Ingelheim für smarte Alltagsbegleiter: Portemonnaies mit Tracker-Funktion, Schlüssel-Tracker, Sling Bags und mehr. Rund 300.000 Bestellungen und über 3.500 Trustpilot-Bewertungen später wachsen wir weiter.

Unser Gründer Marvin verbringt zu viel Zeit mit Orga, Admin und Abstimmungen. Das soll sich ändern – mit dir.

Worum es geht

Bei dieser Rolle stehen Menschen im Mittelpunkt: unser Team, Geschäftspartner, Lieferanten und Marvins Netzwerk. Oft bist du die erste Stimme, die sie von uns hören. Routine übernehmen bei uns KI-Assistenten – du sorgst für den persönlichen Kontakt und dafür, dass nichts liegen bleibt.

Etwa 70 % deiner Zeit fließen ins Business, etwa 30 % in Marvins private Organisation.

Aufgaben

Keine Sorge: Das kommt nicht alles am ersten Tag. Du übernimmst Schritt für Schritt.

• Du bist erste Ansprechperson für Anfragen an Marvin: Termine vereinbaren, vorbereiten, nachfassen
• Du führst den Kalender, behältst E-Mail, Slack und WhatsApp im Blick und nimmst Anrufe an
• Du pflegst Marvins Netzwerk: Geburtstage, Anlässe, Grüße und Geschenke mit persönlicher Note
• Du organisierst Team-Events, Austausch-Dinner und Reisen – auch Lieferantenbesuche und Messen
• Vor Ort in Ingelheim nimmst du Pakete und Post an und bearbeitest Retouren
• Du erledigst Admin: Rechnungen, Belege, Fristen- und Vertragskalender, Tool-Zugänge
• Du arbeitest mit unseren KI-Assistenten, prüfst ihre Ergebnisse und machst sie besser
• Gelegentlich: Fotos und Videos von Marvin für Social Media, Begleitung neuer Stellenbesetzungen, private Termine und Verträge

Qualifikation

• Du wohnst in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt und erreichst Ingelheim am Rhein gut
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle
• Du magst Menschen: herzlich, verbindlich und souverän am Telefon wie im persönlichen Gespräch
• Du bist strukturiert und absolut zuverlässig: Was du zusagst, ist erledigt
• Du gehst diskret mit vertraulichen Informationen um
• Fließendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Pluspunkte

• Du arbeitest gern mit KI-Tools wie ChatGPT oder Claude – oder willst es lernen
• Führerschein Klasse B
• Erfahrung mit Notion, Slack und Google Workspace
• Erfahrung mit Automatisierungen (z. B. Zapier oder n8n) oder im Recruiting

Benefits

• Direkter Draht zum Gründer: kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Gestaltungsspielraum
• Unbefristeter Vertrag, 6 Monate Probezeit
• 20 Urlaubstage (bezogen auf eine 5-Tage-Woche, bei weniger Arbeitstagen anteilig)
• Auf Wunsch verteilst du deine Stunden auf 4 Tage
• Wellpass, Zuschuss zum Deutschlandticket, jährliches KI-Weiterbildungsbudget, Geburtstag frei
• Laptop und – wo sinnvoll – Diensthandy, Nettolohnoptimierung, unsere Produkte gratis
• Zugang zu Claude und unseren KI-Assistenten vom ersten Tag an
• Regelmäßige Team-Events und 30 Tage strukturierte Einarbeitung

So startest du bei uns

• Woche 1: Laptop und Zugänge, du läufst bei Marvin mit, ihr legt eure Kernzeiten fest
• Woche 2: erste feste Aufgaben, kurzer täglicher Abgleich
• Woche 3: du lernst Team und Partner kennen
• Woche 4: wir legen fest, was du eigenständig entscheidest

Bewirb dich

Schick deinen Lebenslauf und beantworte die kurze Frage zum Arbeitsort – das dauert zwei Minuten. Ein Anschreiben brauchst du nicht. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.