Personalreferent & Executive Assistant (m/w/d)

• Du möchtest Verantwortung übernehmen, arbeitest gerne eigenständig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen?
• Als Personalreferent & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, unseren Mitarbeitenden und den Fachbereichen.
• Du verantwortest unsere operativen Personalprozesse – vom Recruiting über das Onboarding bis zum Offboarding – und unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie ausgewählten Sonderprojekten.
• Dabei arbeitest du eigenständig, gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und bringst deine Ideen ein, um unsere Abläufe effizienter und digitaler zu gestalten.

1. Personalwesen & Recruiting

• Du begleitest den gesamten Recruiting-Prozess – von der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen über die Bewerbervorauswahl bis zur Koordination von Vorstellungsgesprächen.
• Du organisierst das Onboarding neuer Mitarbeitender und begleitest strukturierte Offboarding-Prozesse.
• Du erstellst Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Bescheinigungen und weitere Personaldokumente.
• Du pflegst Personalakten und Stammdaten in Personio und bereitest die monatliche Lohnabrechnung für unseren externen Dienstleister vor.
• Du bist eine vertrauensvolle Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden bei personalbezogenen Fragen.
• Du unterstützt bei der Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und sorgst für klare, effiziente Abläufe.

2. Assistenz der Geschäftsführung

• Du koordinierst Termine, Kalender und Geschäftsreisen vorausschauend und behältst wichtige Fristen im Blick.
• Du bereitest Besprechungen vor und nach, erstellst Präsentationen, Protokolle und Entscheidungsvorlagen.
• Du koordinierst die Kommunikation zwischen der Geschäftsführung, internen Fachbereichen und externen Geschäftspartnern.
• Du bereitest Informationen strukturiert auf und stellst sicher, dass relevante Themen zuverlässig nachverfolgt werden.
• Du übernimmst eigenständig vertrauliche Sonderaufgaben und unterstützt bei ausgewählten unternehmensweiten Projekten.
• Du erkennst frühzeitig, wo Unterstützung benötigt wird, setzt die richtigen Prioritäten und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.

3. Prozesse, Digitalisierung & Zusammenarbeit

• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, unseren Fachbereichen und externen Dienstleistern zusammen.
• Du identifizierst Verbesserungspotenziale in administrativen und personalbezogenen Abläufen.
• Du bringst eigene Ideen ein, um Prozesse zu vereinfachen, zu standardisieren und stärker zu digitalisieren.
• Du unterstützt bei der Organisation interner Veranstaltungen und Teamevents.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation – idealerweise mit Bezug zu Personal, Organisation oder Betriebswirtschaft.
• Berufserfahrung im Personalwesen, in der Geschäftsführungsassistenz oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion.
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und Erfahrung mit administrativen Personalprozessen.
   Idealerweise Erfahrung in der Vorbereitung der Entgeltabrechnung sowie im Umgang mit Personio.
• Einen sicheren Umgang mit MS Office und Freude an der strukturierten Aufbereitung von Informationen.
• Eine selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Absolute Diskretion und ein hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen und Fachbereichen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
• Du musst nicht alles mitbringen. Entscheidend sind deine Organisationsstärke, deine Zuverlässigkeit, dein Verantwortungsbewusstsein und deine Bereitschaft, Themen eigenständig voranzutreiben.

• Flexibler Arbeitsort: Du hast die Wahl zwischen unseren Standorten in Mühlheim am Main, Berlin oder Zug (Schweiz). Unser hybrides Arbeitsmodell ermöglicht dir eine flexible Kombination aus mobilem Arbeiten und Präsenz vor Ort.
• Verantwortung und Vertrauen: Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, übernimmst Verantwortung und erhältst Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche.
• Gestaltungsspielraum: Du kannst eigene Ideen einbringen und unsere Personalprozesse sowie internen Abläufe aktiv mitgestalten und weiterentwickeln.
• Kurze Entscheidungswege: Wir setzen auf direkte Kommunikation, pragmatische Lösungen und eine offene, konstruktive Zusammenarbeit.
• Flexibilität im Arbeitsalltag: Flexible Arbeitszeiten unterstützen dich dabei, Beruf und Privatleben optimal miteinander zu vereinbaren.
• Entwicklungsmöglichkeiten:Du hast die Möglichkeit, deine fachlichen und persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln und gemeinsam mit unserem Unternehmen zu wachsen.
• Attraktive Zusatzleistungen: Über unsere become1-Plattform profitierst du von vielfältigen Benefits.
• Eine sinnstiftende Aufgabe: Du arbeitest in einem Unternehmen, das die Energieversorgung nachhaltiger gestalten und die Energiewende aktiv vorantreiben möchte.