Persönliche Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Kommunikation und Gatekeeping

• Eigenverantwortliche Führung von E-Mail-Postfach, Telefon und allen weiteren Kanälen des Geschäftsführers
• Anfragen vorsortieren, priorisieren, selbst beantworten oder an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten
• Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Dienstleistern und Behörden im Namen des Geschäftsführers
• Daily Check-in: täglicher Überblick über offene Anliegen, Entscheidungsbedarf und Fristen
• Koordination von Presse-, Medien- und Vortragsanfragen

Termine und Organisation

• Kalenderführung und Terminkoordination intern wie extern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Nachhalten der vereinbarten Aufgaben
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Organisation von Teamveranstaltungen

Schnittstelle zum Team

• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende mit Anliegen an den Geschäftsführer
• Abstimmung von Personalthemen: Terminierung von Bewerbungsgesprächen, Organisation des Onboardings, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen
• Nachhalten von Aufgaben und Fristen aus den Führungsrunden

Projekte und Administration

• Recherchen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen vorbereiten
• Vertrags-, Fristen- und Wiedervorlagemanagement
• Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen und Belegen aus seinem Verantwortungsbereich
• Wiederkehrende Aufgaben konsequent mit KI und Automatisierungen lösen und die Abläufe rund um den Geschäftsführer laufend effizienter machen

Private Organisation

• Organisation ausgewählter privater Angelegenheiten des Geschäftsführers, etwa Termine, Reisen, Buchhaltung und Korrespondenz

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und privaten Informationen
• Souveräne Kommunikation in Wort und Schrift, sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
• Eigenständige Arbeitsweise: Sie denken voraus, statt Aufgaben nur abzuarbeiten
• Entscheidungsfreude: Sie treffen Entscheidungen im Sinne des Geschäftsführers und stehen dazu
• Ausgeprägte IT- und KI-Affinität: Sie arbeiten routiniert mit Google Workspace, Slack und CRM und haben bereits Abläufe mit KI-Tools oder Automatisierungen vereinfacht
• Organisationstalent, Belastbarkeit und eine Hands-on-Mentalität: Sie sind sich für keine Aufgabe zu schade

Warum wir?

Dich erwartet:

• Eine Schlüsselrolle direkt am Geschäftsführer mit echtem Gestaltungsspielraum
• Auf Wunsch: Hybrides Arbeiten: 2 bis 3 Tage im Büro in Köln, die übrigen Tage Homeoffice
• Unbefristete Festanstellung
• 30 Tage Urlaub
• Moderne Arbeitsmittel inklusive KI-Werkzeugen
• Flache Hierarchien, kurze Wege, schnelle Entscheidungen
• Steueroptimierte Zusatzleistungen wie wahlweise eine betriebliche Krankenversicherung oder eine Fitness-Mitgliedschaft