Projektassistent

Unterstützung des Projektteams in organisatorischen, administrativen und dokumentarischen Aufgaben. Der Projektassistent entlastet die Projektleitung bei der operativen Umsetzung von Projekten durch zuverlässige Zuarbeit und Koordination im Hintergrund.

Hauptaufgaben:

* Unterstützung der Projektleitung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
* Erstellung und Pflege projektbezogener Dokumente, Listen, Ablagesysteme und Berichte
* Terminmanagement, Fristenüberwachung, Protokollführung bei internen und externen Projektbesprechungen
* Vorbereitung von Projektunterlagen (z. B. für Bauleitung, Kunden oder Behörden)
* Pflege und Aktualisierung von Projektakten (digital/physisch) sowie Unterstützung bei der Dokumentation von Baufortschritt, Mängel oder Änderungen
* Unterstützung bei Angebotseinholung, Materialverfolgung, Bestellungen in Abstimmung mit Einkauf/Technik
* Kommunikation mit internen Schnittstellen sowie gelegentlich mit Kunden, Subunternehmern oder Lieferanten
* Organisation von Meetings, Dienstreisen, Baustellenterminen, ggf. Koordination von Monteuren
* Mitarbeit bei Projektcontrolling, z. B. Soll-Ist-Vergleiche oder Fortschrittsmeldungen

Verantwortung & Befugnisse:

* Selbstständige Organisation innerhalb definierter Aufgaben
* Keine Budget- oder Personalverantwortung
* Mitverantwortung für die Vollständigkeit, Aktualität und Struktur projektbezogener Unterlagen
* Schnittstelle zwischen Projektleitung, Baustelle und Verwaltung

Anforderungen / Qualifikation:

Fachliche Anforderungen:

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder technische Assistenzqualifikation
* Berufserfahrung im Projektumfeld, idealerweise im technischen oder baunahen Bereich
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook), idealerweise auch mit ERP-/DMS-Systemen
* Gutes Verständnis für Abläufe in Projektorganisation und Bau-/Anlagenwesen
* Kenntnisse in Projektunterlagen, LV, Dokumentationspflichten von Vorteil

Persönliche Anforderungen:

* Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
* Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
* Belastbarkeit, Flexibilität und Loyalität
* Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten