Projektleiter*in Festivals & Großevents (40 Std./Woche)

Bei Dreamlight Labs entwickeln wir Erlebnisse, die Menschen verbinden – von Anime, Gaming und K-Pop bis hin zu True Crime, Geschichte und neuen Community-Formaten.

Was als Reihe kleinerer Live- und Konzertevents begonnen hat, wächst immer stärker in Richtung Festivals und Großevents. Nach unseren ersten größeren Outdoor-Veranstaltungen bauen wir diesen Bereich in den kommenden Jahren deutlich aus und bringen unsere Festivalformate in mehrere Städte.

Dafür suchen wir eine erfahrene Projektleitung Festivals & Großevents (m/w/d), die unsere Veranstaltungen von der ersten Planung bis zum letzten Abbau vollständig im Blick behält.

Du bist bei uns nicht einfach ein Teil der Produktion.

Du bist die Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen.

Du entwickelst aus einem bestehenden Veranstaltungskonzept einen belastbaren Produktionsplan, koordinierst alle Beteiligten, behältst Budget, Timings, Genehmigungen und Risiken im Blick und übernimmst am Veranstaltungstag die operative Gesamtverantwortung.

Wir suchen jemanden, der Festivalproduktion kennt, Verantwortung liebt, strukturiert arbeitet und auch dann einen kühlen Kopf behält, wenn kurz vor Einlass plötzlich etwas anders läuft als geplant.

Aufgaben

• Gesamtverantwortliche Planung, Organisation und Durchführung unserer Festivals und Großevents – von der ersten Produktionsplanung bis zur Nachbereitung.
• Steuerung des gesamten Projekts inklusive Zeitplanung, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Prioritäten.
• Erstellung und laufende Kontrolle der Eventbudgets sowie frühzeitiges Erkennen von Kostenrisiken und Budgetabweichungen, sowie Aufbereitung der Projektkosten und Abrechnungen für Finance, Buchhaltung und Geschäftsführung.
• Planung und Koordination aller relevanten Produktionsbereiche, darunter Technik, Infrastruktur, Logistik, Personal, Security, Sanitätsdienst, Catering, Food- & Händlerstände, Künstlerbereiche und Besuchermanagement.
• Koordination behördlicher Anforderungen und Genehmigungen sowie Zusammenarbeit mit Locations, Behörden, Sicherheitsdiensten und weiteren externen Partnern.
• Erstellung und Abstimmung von Sicherheits-, Flucht- und Produktionskonzepten gemeinsam mit den jeweils zuständigen Fachpartnern.
• Koordination mit dem Artistmanagement von Künstleranforderungen, Programmpunkten und technischen Ridern**.**
• Planung der Veranstaltungsflächen und Infrastruktur, inklusive Begehungen, Ausmessungen und Abstimmungen direkt vor Ort.
• Steuerung externer Dienstleister, Freelancer und Produktionspartner sowie Sicherstellung von Qualität, Timings und vereinbarten Leistungen.
• Personal- und Einsatzplanung für die Veranstaltungstage inklusive klarer Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege.
• Erstellung und Pflege aller relevanten Produktionsunterlagen, darunter Ablaufpläne, Produktionspläne, Timings, Ansprechpartnerlisten, Checklisten und Dokumentationen.
• Operative Leitung der Veranstaltungen vor Ort und zentrale Ansprechperson für Team, Dienstleister, Location und Behörden.
• Identifikation möglicher Risiken bereits während der Planung und Entwicklung entsprechender Lösungen und Back-up-Szenarien.
• Nachbereitung der Veranstaltungen inklusive Budgetabschluss, Dienstleisterabrechnungen, Learnings und Optimierungsmaßnahmen.

Qualifikation

• Mehrjährige praktische Erfahrung in der Produktion von Festivals, Open-Air-Veranstaltungen, Großkonzerten oder vergleichbaren Großevents. Du kennst die Besonderheiten von Outdoor- und Großveranstaltungen und weißt, welche Themen frühzeitig berücksichtigt werden müssen.
• Du hast Erfahrung im Umgang mit Genehmigungen, Behörden, Sicherheitskonzepten, Security, Sanitätsdiensten und Veranstaltungsinfrastruktur.
• Technische Produktionsabläufe, Rider, Bühnen-, Ton- und Lichttechnik sind für dich keine Fremdwörter.
• Du kannst Budgets erstellen, Angebote vergleichen, Kosten hinterfragen und laufende Produktionen finanziell kontrollieren.
• Du arbeitest sehr strukturiert und dokumentierst Entscheidungen, Timings und Verantwortlichkeiten zuverlässig.
• Du denkst nicht nur darüber nach, was funktionieren könnte, sondern erkennst frühzeitig, wo Probleme entstehen könnten.
• Du kannst viele unterschiedliche Gewerke gleichzeitig koordinieren, ohne den Überblick zu verlieren.
• Du übernimmst gerne Verantwortung und bist in kritischen Situationen entscheidungsfähig.Wenn etwas schnell geklärt werden muss, greifst du lieber zum Telefon, statt dich in endlosen E-Mail-Verläufen zu verlieren.
• Du bist kommunikativ, verbindlich und kannst sowohl mit Behörden und professionellen Dienstleistern als auch mit Freelancern, Künstlern und Eventpersonal souverän umgehen.
• Reisebereitschaft sowie die Bereitschaft zu regelmäßigen Einsätzen an Wochenenden während der Festivalsaison sind für dich selbstverständlich.

Benefits

• Hohe Eigenverantwortung: Du übernimmst einen eigenen Bereich und erhältst den nötigen Entscheidungsspielraum.
• Festivalproduktionen mit echtem Gestaltungsspielraum: Du kannst Prozesse, Standards und Strukturen von Anfang an mitentwickeln.
• Flexible Arbeitszeiten & Remote-Möglichkeiten
• Spannende Projekte im Bereich True Crime und weitere neue Formate, bei denen du kreativ mitgestalten kannst
• Du bist auf Wunsch bei unseren Shows live dabei und kannst die Ergebnisse deiner Arbeit direkt mit dem Publikum erleben
• Ein junges, dynamisches Team mit flachen Hierarchien und viel Raum für eigene Ideen

Uns interessiert weniger, welcher Jobtitel bisher auf deiner Visitenkarte stand.

Ob Produktionsleitung, Festivalproduktion, Head of Production, Projektleitung Großevents oder Eventproduktion – entscheidend ist für uns, welche Veranstaltungen du tatsächlich verantwortet hast und welche Erfahrung du dabei gesammelt hast.

Schick uns gerne deinen Lebenslauf und erzähl uns kurz von den größten oder spannendsten Veranstaltungen, die du bisher produziert hast.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dir den Festivalbereich von Dreamlight Labs auf die nächste Stufe zu bringen. 💫