Referent*in Direktion und Büroleitung (w/m/d) für die Berlin Biennale

• Start zum 1. Oktober 2026, Vollzeit (40 Wochenstunden)
• Laufzeit befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung
• Bewerbungsfrist: Montag, 24. August 2026

Schwerpunkte der Aufgabengebiete: 

Büromanagement Direktion

• Selbstständige Terminkoordination und Bearbeitung von Anfragen an die Direktion der Berlin Biennale 
• Eigenständige Kommunikation mit Kooperations- und Geschäftspartner*innen sowie Unterstützung der Direktion im alltäglichen Geschäftsverkehr
• Planung und Überwachung von Zeitplänen im Bereich des Direktionsbüros und terminliche Koordination mit den Fachabteilungen der Berlin Biennale
• Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung von Terminen der Direktion der Berlin Biennale
• Vorbereitung und Organisation von abteilungsübergreifenden Meetings der Berlin Biennale
• Unterstützung bei der Vorbereitung inhaltlicher Beiträge der Direktion der Berlin Biennale für Vorträge und Konferenzen, Publikationen, Statements u.a.
• Vorbereitung von Unterlagen für Förderanträge, Sponsoringanfragen, Kooperationen und andere Anfragen und Vereinbarungen; allgemeine Recherchetätigkeiten für die Direktion der Berlin Biennale
• Koordination der Kommunikation mit der Kulturstiftung des Bundes als Hauptfördergeber der Berlin Biennale 
• Koordination institutionsübergreifender Themen und gemeinsamer Korrespondenz sowie Vorbereitung teamübergreifender Meetings mit der Direktion des Geschäftsbereiches KW Institute for Contemporary Art, in Zusammenarbeit mit der Referentin der Direktion der KW
• Abstimmung mit dem Vorstand und den Mitgliedern des Trägervereins KUNST-WERKE BERLIN e. V. für alle Belange der Berlin Biennale
• Reiseplanung und -buchung sowie Kostenabrechnungen für die Direktion der Berlin Biennale
• Allgemeine tägliche Büroorganisation und internationale Bürokorrespondenz (Telefon, E-Mail, Internet, Schriftverkehr)

Eigenständige Projekte

• Betreuung und vorbereitende Organisation sowie und Gästemanagement der Eröffnungsveranstaltungen der Berlin Biennale sowie Sonderveranstaltungen mit Kooperationspartner*innen
• Steuerung des Akkreditierungsprozesses für Fachbesucher*innen und VIPs
• Einarbeitung und Betreuung von temporären Mitarbeitenden für die Eröffnungsveranstaltungen, Zuarbeit zu den diesbezüglichen Beurteilungen und Arbeitszeugnissen
• Unterstützung von On- und Offboardingprozessen und Koordination der Einrichtung und Ausstattung der Arbeitsplätze in Abstimmung mit der Personalstelle, der Haustechnik sowie dem IT-Administrator
• Koordination des Auswahlverfahrens der kuratorischen Verantwortung der Berlin Biennale und Organisation der Auswahlsitzungen (Reise, Unterkunft, Betreuung, Honorar- und Reisekostenabrechnung)

• Abgeschlossene (Fach-)Hochschulausbildung und/oder vergleichbare einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im kulturfachlichen Bereich (Kulturwissenschaften bzw. -management, Projektmanagement im Kulturbereich, Büromanagement)
• Proaktive und eigenständige Arbeitsweise mit Blick auf das Wesentliche, Zuverlässigkeit und exzellente Kommunikationsfähigkeit
• Erfahrung in der zielführenden Koordination auch komplexer Kommunikations- und Arbeitsprozesse
• Soziale Kompetenzen, Integrität, Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Fachkenntnisse und Interesse im Bereich der nationalen und internationalen Kunst- und Kulturlandschaft sowie deren Akteur*innen
• Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und der Systematik und Richtlinien öffentlicher Kulturförderung
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Word, Power Point, Excel) und gängiger Anwendersoftware
• Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

• Erfahrung in der Kommunikation mit Partner*innen, Fördergeber*innen und Stakeholder*innen
• Sensibilität für künstlerische und kulturpolitische Inhalte im Kontext der institutionellen Ausrichtung
• Kenntnisse weiterer Sprachen
• Interesse an Nachhaltigkeit, Diversität und Inklusion

• Organisationstalent, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität

• ein spannendes Aufgabenspektrum in einem facettenreichen, international vernetzten kulturellen Umfeld 
• zentraler Arbeitsort in Berlin Mitte
• Möglichkeit zur eigenverantwortlichen Gestaltung und Umsetzung der genannten Aufgabenbereiche
• ein respektvolles, wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• regelmäßige Feedbackmöglichkeiten
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit und flexible Arbeitszeiten
• Zuschuss zum Deutschlandticket Job

• aussagekräftigem Motivationsschreiben 
• relevanten Zeugnissen und Qualifikationsnachweisen 
• tabellarischem Lebenslauf