Mitarbeiter*in Finanzen & Personal, Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) bei Life Hamburg in Hamburg

Arbeitsbeschreibung - Mitarbeiter*in Finanzen & Personal, Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Darum geht's:

Standort: Hamburg
Eintritt: ab sofort Arbeitszeit:
Teil- oder Vollzeit (mind. 30 Stunden/Woche)
Befristung: zunächst 2 Jahr - mit Option auf Verlängerung

Die Life Hamburg gGmbH ist eine gemeinnützige Organisation, die sich mit Leidenschaft für soziale Innovation, gesellschaftliche Teilhabe und Chancengerechtigkeit einsetzt. Unser Team arbeitet interdisziplinär, engagiert und mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung. Zur Unterstützung unserer Finanz- und Personalprozesse suchen wir ab sofort Verstärkung. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Perspektiven und Hintergründen.

Deine Aufgaben:

Finanzen & Buchhaltung

Mitarbeit an Budget- und Liquiditätsplanung, Unterstützung im Controlling
Erstellung von Rechnungen und Führung des Rechnungsbuchs
Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Mahnwesen
Einführung und kontinuierliche Betreuung des Tools „Spendesk“ zur digitalen Verwaltung von Ausgaben, Budgets und Kreditkartenprozessen
Vorbereitende Buchhaltung und Zusammenarbeit mit unserem Buchhaltungsdienstleister, Reisekostenabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen etc.
Kommunikation mit Lohnbuchhaltung, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Vorbereitung von Jahresabschlüssen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Vertragsmanagement von Personal, Dienstleistungen und Mieten

Personalassistenz & HR-Organisation

Pflege des HR-Tools (z. B. Personio): Anlage neuer Mitarbeiter*innen, Pflege von Urlaubs- und Krankheitstagen
Organisation und Pflege der Personalakten (digital & physisch)
Koordination und Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit externem Dienstleister
Kommunikation mit Behörden, Krankenkassen (z. B. A1-Bescheinigungen, Krankmeldungen)
Unterstützung im Recruiting: Sichtung von Bewerbungen, Kommunikation mit Bewerber*innen
Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Onboarding-Materialien
Mitgestaltung und Pflege einer wertschätzenden, offenen und inklusiven Teamkultur

Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
Koordination von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Protokollen
Recherchen, Dokumentationen und Ablage wichtiger Unterlagen
Unterstützung bei interner Kommunikation und Sonderprojekten

Das bringst du mit:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Finanzen, Personal oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in Buchhaltung und/oder Personalassistenz
Sicherer Umgang mit Buchhaltungssoftware, MS Office, idealerweise Personio und Spendesk
Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
Teamfähigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
Interesse an der Arbeit in einer gemeinnützigen Organisation

Das bieten wir:

Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem motivierten, diversen Team
Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Workation-Möglichkeiten
Fort- und Weiterbildungen nach individuellem Entwicklungsbedarf
Eine wertschätzende Arbeitskultur mit kurzen Entscheidungswege

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Über uns

Mit LIFE HAMBURG entwickeln wir einen zukunftsorientierten und nachhaltigen Campus für lebenslanges Lernen, generationsübergreifendes Miteinander und ganzheitliches Wohlbefinden in Hamburg-Bramfeld. Einen Ort zum Entdecken unserer Möglichkeiten. Das Projekt wurde durch die Holistic Foundation von Janina Lin und Benjamin Otto initiiert.

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