Office Manager und Team Assistenz (m/w/d)

Für unser Büro in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Office Manager und Team Assistenz (m/w/d). Möchten Sie die Organisation unseres Büros übernehmen und unsere Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen bei administrativen Aufgaben unterstützen? 
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts
• Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen
• Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management
• Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc
• Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen mit Schwerpunkt R&D und Medical Affairs
• Koordination und Organisation von (internen und externen) Meetings und Events
• Unterstützung bei der Reiseorganisation
• Erfassung von Anforderung für die Erstellung von Bestellungen in Business Central
• Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage gültiger Verträge
• Bestellung von wissenschaftlichen Publikationen
• Unterstützung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen
• Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich
• Sehr gute Englisch-Kenntnisse
• Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
• Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten
• Hohes Maß an Flexibilität
• Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist
• Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung
• Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten

• 30 Tage Urlaubsanspruch
• Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
• Flexible Arbeitszeiten mit teilweisem Home-Office
• Modernste IT-Ausstattung mit Dell-Geräten und Apple iPhones
• Neue Büroräume mit Mitarbeiterduschen für Sportler und Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand 
  mit guter Anbindung direkt an der A44