Rezeptionist:in / Office Assistant (m/w/d) in internationaler Unternehmensberatung

Unser Angebot

Wirkungsvoll, hands-on und pragmatisch: Bei AlixPartners treibt ihre Leidenschaft ihr Karriere – durch hohe Leistung, Initiative und Resultate. Gemeinsam mit sehr erfahrenen Kolleg:innen werden Sie in kleinen Teams, Seite an Seite mit Eigentümer:innen, Vorstandsmitgliedern und CEOs zusammen arbeiten und praktische Lösungen für dringende Fragestellungen liefern, oft in (zeit-) kritischen Situationen, bei denen viel auf dem Spiel steht.

Durch unseren One-Firm Firm Ansatz bieten wir mehr Möglichkeiten zum Lernen und zur Zusammenarbeit, Entwicklung und internationaler Präsenz.

Außerdem erwartet sie ein attraktives Gehaltspaket mit umfassenden Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an.

Rezeption

Unsere Empfangsmitarbeiter:innen sind das Gesicht unserer Firma und tragen somit einen wichtigen Teil dazu dar unsere Kolleg:innen als auch externe Kund:innen zu begrüßen und unsere Unternehmensphilosophie zu vermitteln.  Die Position bietet Kandidat:innen, die nach einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Rolle im administrativen Bereich suchen, die Möglichkeit, sehr selbstständig in einem internationalen Team zu arbeiten.

• Gäste-Empfang und Bewirtung/Koordination der Konferenzraum-Belegungen incl. Catering-Organisation


• Telefonzentrale


• Rechnungswesen (Bearbeitung der Eingangsrechnungen)


• Event Planungen (interne / externe Events)


• Auswahl von Lieferanten und Prüfung der Angebote/Verträge


• Büromaterial / IT-Equipment verwalten und bestellen


• Content Manager für das Intranet


• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost


• Reisekostenabrechnung


• Schnittstelle zur Sicherheitszentrale, Reinigungspersonal und Hausverwaltung sowie externen Dienstleistern


• Unterstützung der Kollegen bei Erstellung von Präsentationen / Buchversand


• Vorbereitende Tätigkeiten für das Onboarding neuer Mitarbeiter


• Koordination der Ersthelfer, Brandschutzhelfer und der relevanten Schulungen in Abstimmung mit der Hausverwaltung


• Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management im Facility Management

Die oben beschrieben Tätigkeiten decken einen Teil des Aufgabenbereichs ab. Weitere Tätigkeitsfelder können im üblichen Rahmen anfallen. 

Bewerberprofil

Unser Ziel ist eine nachhaltige Wertsteigerung für unser Unternehmen und Klient:innen. Dafür suchen wir nicht weniger als die besten Mitarbeitenden im Markt

• Abgeschlossene Berufsausbildung


• Erste Berufserfahrung am Empfang


• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache


• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative


• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion


• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein


• Ausgeprägte Teamfähigkeit


• Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können


• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Wir setzen uns ein gegen Diskriminierung aufgrund von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Religion, Alter, Hautfarbe, Behinderung und anderen geschützten Kategorien.  

#LI-AP2

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