Sachbearbeiter / Assistenz (m/w/d)

Für die Abteilung Recht und Compliance eines Instituts im Zentrum von München suchen wir Dich als Assistenz/Sachbearbeiter m/w/d.

Die Aufgaben untergliedern sich wie folgt:

Assistenztätigkeiten

• Erledigung von Korrespondenz, Erledigung des Schriftverkehrs in deutscher und teilweise auch englischer Sprache
• Entgegennahme von Anfragen der Institute und anderen Abteilungen der Generalverwaltung und Weiterleitung an die verantwortlichen Einheiten der Abteilung; Fristenkontrolle
• Administrative Unterstützung, insbesondere Büro- und Teamorganisation
• Terminmanagement und -begleitung
• Reisekoordination, -buchung und -unterstützung
• Besprechungsmanagement, Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Anfertigung von Protokollen, Vor- und Nachbereitung von Unterlagen

Sachbearbeitung

• Koordinations- und administrative Leitungsfunktionen in Projekten der betreuten Referate wie auch der ganzen Abteilung
• Sachbearbeitung und koordinative Aufgaben in Compliance-Tools, welche die Abteilung verantwortet (Vertragsmanagement VMS, Organisationshandbuch OHB, Intranet MAX)
• Erstellung von projektbezogenen Analysen, Übersichten und Dokumentenabgleich im Rahmen eines übergreifenden, administrativen Projektmanagements
• Mitarbeit bei einfacheren Tätigkeiten für das Digitale Vertragsmanagement

• Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen oder sonstigen Ausbildung mit hohem administrativem Bezug
• Erste Erfahrung in Teilbereichen der oben beschriebenen Aufgabenbereichen wären wünschenswert
• Hohe IT-Affinität, Freude an der vertieften Arbeit mit IT-Tools, insbesondere Dokumentenmanagementsystemen
• Teamfähiges, selbstständigem und zielorientiertes Arbeiten
• Zuverlässigkeit