Sachbearbeiter Customer Service & Reklamationsmanagement (m/w/d)

Über uns und die Rolle

Die KION Battery Systems GmbH (KBS) ist ein Joint Venture der KION GROUP AG und der BMZ Holding GmbH und fertigt am Standort Karlstein am Main seit 2020 leistungsstarke 48- und 80-Volt-Batteriesysteme mit Lithium-Ionen-Technologie für die E-Stapler der KION Tochterunternehmen STILL und Linde Material Handling. Seit 2022 erweitert eine zweite Produktionsstraße für 24-Volt-Batterien den Standort. In diesem Umfeld steuern Sie den Kundenservice und das Reklamationsmanagement für die gefertigten Batteriesysteme.

Ihre Aufgaben

Kompetente Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen im Backoffice mit hoher Service- und Lösungsorientierung

Bearbeitung interner Rückfragen zu Kundenreklamationen sowie Koordination der erforderlichen Klärungen mit Service, Qualität und weiteren Fachbereichen

Erfassung von Kundenaufträgen nach erfolgter interner technischer Klärung und durchgängige Pflege der auftragsbezogenen Daten im ERP-System

Bearbeitung von Anfragen zu Ersatz- und Verschleißteilen einschließlich technischer beziehungsweise kaufmännischer Vorprüfung, Angebotserstellung und Auftragsbestätigung

Nachhalten von Bestellungen, Überwachung zugesagter Termine und frühzeitige Kommunikation bei Abweichungen

Auftragsbezogene Abstimmung mit Kunden sowie transparente Kommunikation zu Bearbeitungsstand, Lieferterminen und offenen Punkten

Bearbeitung von GWA-Anträgen sowie Erstellung von Gutschriften nach abgeschlossener interner Prüfung und Freigabe

Vollständige Störungs- und Reklamationsdokumentation sowie Pflege von Kunden-, Auftrags-, Geräte- und Servicedaten

Aktive Zusammenarbeit mit den am Auftrag beteiligten Personen, insbesondere aus Projektierung, Service, Qualität, Logistik und Finance, sowie Unterstützung bei der Kommunikation nach außen

Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft und Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben im After Sales

Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, technischer Regeln und interner Vorgaben bei allen Tätigkeiten

Sicherstellung einer strukturierten, nachvollziehbaren und termingerechten Bearbeitung aller Vorgänge im ERP-System

Erkennen von Medienbrüchen, Doppelarbeiten und wiederkehrenden Fehlerquellen im Reklamations- und Auftragsprozess

Aktive Mitarbeit bei der Standardisierung und Optimierung von Abläufen, Datenqualität, Vorlagen und Schnittstellen

Unterstützung bei der Weiterentwicklung transparenter Status-, Termin- und Eskalationsprozesse

Pflege belastbarer Daten als Grundlage für Auswertungen, Qualitätsverbesserungen und eine verlässliche Kundenkommunikation

Das bringen Sie mit

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung im Customer Service, After Sales, Reklamationsmanagement oder in der Auftragsabwicklung ist wünschenswert

Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen; Kenntnisse in Microsoft Dynamics 365 sind von Vorteil

Gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe sowie Interesse an technischen Produkten und Zusammenhängen

Selbstständige, eigenverantwortliche und zielorientierte Arbeitsweise

Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung, Kommunikationsgeschick und ein verbindliches Auftreten

Strukturierte Arbeitsweise, Termintreue und ein hohes Qualitätsbewusstsein, auch bei mehreren parallelen Vorgängen

Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit

Gute Kenntnisse im Umgang mit den MS-Office-Produkten

Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Du-Kultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen

Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen

Kostenfreie Massagen während der Arbeitszeit

Kostenfreie E-Lademöglichkeiten, Bike-Leasing und Mitarbeiter-PC-Programm

Prämiensystem (HeartPoints) für besonderes Engagement