Sachbearbeiterin Einkauf (m/w/d) in Vollzeit

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros


• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld.


• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur mobilen Arbeit


• Persönlicher Kontakt zu den Mitarbeitern vor Ort


• Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben


• ÖPNV in unmittelbarer Nähe


• kostenlose Parkplätze in der Umgebung 

1. Koordination und Durchführung von Beschaffungen

Sie verantworten den gesamten Ablauf von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung, u. a.:

• Einholung und Vergleich von Angeboten (Laborbedarf, wissenschaftliche Geräte, IT, Dienstleistungen).


• Bewertung von Preisen, Lieferfristen und technischen Spezifikationen.


• Erstellung von Bestellungen im ERP-System.


• Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und technischen Teams zur Klärung individueller Beschaffungsanforderungen. 

2. Vergaberechtliche Vorgaben sicherstellen

Da die Einrichtung dem öffentlichen Vergaberecht unterliegt, gewährleisten Sie:

• Anwendung der UVgO / VgV gemäß Wertgrenzen.


• Erstellung vollständiger Vergabedokumentationen, Begründungen und Vermerke.


• Durchführung von beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben.


• Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit. 

3. Lieferantenmanagement & Kommunikation

Sie sind erste Ansprechperson für externe Dienstleister und Lieferanten:

• Verhandlungen zu Lieferzeiten, Preisen und Vertragsdetails.


• Klärung technischer Rückfragen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.


• Pflege und Weiterentwicklung des Lieferantenpools.


• Identifikation geeigneter neuer Anbieter im Rahmen geltender Richtlinien. 

4. Rechnungsprüfung & Budgetabgleich

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Prüfung von Rechnungen inklusive Mengen-, Preis- und Qualitätsabgleich.


• Klärung von Differenzen mit Lieferanten und internen Bedarfsträgern.


• Unterstützung bei Budgetkontrollen und Jahresabschlussarbeiten. 

5. Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilungen

Sie beraten die Fachbereiche u. a. zu:

• technischen Beschaffungswegen,


• geeigneten Lieferanten,


• Vergabeverfahren,


• eiligen und projektspezifischen Bedarfen.

Viele Forschungsprojekte erfordern kurzfristige, teils internationale Beschaffungen – daher arbeiten Sie eng und lösungsorientiert mit den Forschungsteams zusammen. 

6. Dokumentation, Ablage & Digitalisierung

Sie stellen ein transparentes Beschaffungswesen sicher:

• Führung vollständiger digitaler Einkaufsakten.


• Erstellung von Übersichten, Berichten und Auswertungen für die Leitungsebene.


• Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten (z. B. elektronische Vergabe, digitale Aktenführung). 

7. Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten

Beispielsweise:

• Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsstrategien (gemäß gesetzlichen Vorgaben).


• Optimierung von Bestell- und Freigabeprozessen.


• Qualitätssicherung und interne Prozessprüfung.