Sachbearbeitung (w/m/d) für die Assistenz der Direktorin und den Empfang

Assistenz der Direktorin

Sie arbeiten eng mit der Direktorin sowie dem Leiter des Büros der Direktorin zusammen:

• Verantwortlich für medienpolitisches Monitoring Berin, Brandenburg und Deutschland
• Zuarbeit bei Briefings und Präsentationen, wie z.B. Recherchen und inhaltliche Zusammenfassung von Positionen
• Auswertung und Aufbereitung von Daten in Form von Diagrammen und Statistiken
• Verantwortlich für sämtliche Terminkoordinierungen der Direktorin
• Dienstreisen eigenständig organisieren, buchen und abrechnen
• Führen abteilungsübergreifender Kommunikation, der Kommunikation zur Gemeinsamen Geschäftsstelle und zu anderen wichtigen Organen
• Abschließendes Lektorat von Vorlagen in Hinblick auf Rechtschreibung, Grammatik und Formatierung
• Organisation, Vorbereitung, Nachbereitung und Betreuung von Besprechungen, insbesondere der Medienratssitzungen
• Erstellung von Sitzungsunterlagen (Direktorenkonferenz der Landesmedienanstalten (DLM), Gremienvorsitzendenkonferenz (GVK), Kommission für Zulassung und Aufsicht (ZAK))
• Ansprechpartner für administrative Angelegenheiten für den Medienrat und die Rechtsaufsicht, wie z.B. Sitzungseinladungen, Bündelung von Sitzungsunterlagen, Fristwahrung
• Unterstützung beim Kostencontrolling Direktion und Medienrat
• Unterstützung und Entlastung der Direktion in sämtlichen Belangen des Tagesgeschäfts

Als Empfang

• Erledigung von Empfangsaufgaben (Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefondienst, Ablage, Vorbereitung von Sitzungsräumen, Kurierdienste, Gästebetreuung etc.)
• Verwaltung des Büromaterials
• Sicherstellung der Ordnung in Gemeinschaftsräumen
• Verantwortliche Erledigung administrativer und bürotechnischer Vorgänge

Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatem ist uns wichtig:

• Bei Vollzeit 30 Urlaubstage
• Digitale Arbeitszeiterfassung und Freizeitausgleich bei Plusstunden
• Nach Absprache im Einzelfall besteht freitags grds. die Möglichkeit mobil zu arbeiten

Sie sind Teil des mabb-Teams:

• Sie werden im Dezember noch vom Vorgänger eingearbeitet
• Die mabb hat ein Tandemprogramm für alle neuen Kolleg:innen
• Wertschätzende Atmosphäre
• Teamevents, Teamstaffel und Teamtage
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Wir sichern Sie ab:

• Tarifbindung (TV-L)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Wir suchen und fördern Talente:

• Angebot an internen und externen Fortbildungsmaßnahmen
• Weiterbildungstage über den gesetzlichen Anspruch hinaus

Wir bieten Ihnen einen attraktiven Arbeitsplatz:

• Zentraler Arbeitsplatz im Herzen von Berlin mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
• Jobticket
• Klimatisierte Büros bei Achtung nachhaltiger Prinzipien